Está claro que los modelos tradicionales de oficina no ofrecen alternativas eficientes para enfrentar escenarios inciertos. Es por esto que las empresas están evolucionando desde las clásicas estructuras rígidas hacia configuraciones más fluidas que se adaptan mejor a la velocidad de los cambios y las contingencias imprevisibles. La experiencia de trabajar fuera de la oficina que nos impuso la crisis sanitaria de los últimos dos años también allanó el camino hacia distintas formas de trabajar más flexibles, más resilientes y que no dependen exclusivamente de la presencialidad. Así surgió el paradigma del trabajo híbrido, una combinación entre la casa, la oficina y otros lugares.

Esto significa que, en el actual mundo interconectado y volátil con riesgos que se multiplican, la oficina corporativa debe comenzar a concebirse ya no como un edificio cerrado para un solo uso, sino como un ecosistema de trabajo distribuido que puede contribuir a una mayor eficiencia en la recuperación de eventos inesperados que comprometan la continuidad de la operación. Hoy, la capacidad de las empresas para responder rápida y eficazmente a este tipo de riesgo ya no parece ser opcional: es una necesidad fundamental. Y para lograrlo, las organizaciones deben ser resilientes.

Entonces, ¿cómo puede responder la infraestructura física de una empresa a distintos tipos de turbulencias y tensiones? ¿Es posible planificar la capacidad de adaptarse y hacer frente ya sea a los cambios, a los desastres naturales o a cualquier otro tipo de perturbación?

Según una frase atribuida a Charles Darwin, no es la especie más fuerte ni la más inteligente la que sobrevive sino la que se adapta mejor a las condiciones de su entorno. En los ecosistemas naturales, la variedad de recursos asegura una mayor diversidad de resultados y, por ende, más probabilidades de subsistir y prosperar. Si aplicamos estos conceptos al espacio de trabajo podemos concluir que una variada oferta de entornos y locaciones es una fórmula más adaptativa y con mayor expectativa de éxito en un entorno incierto como el de hoy.

Resiliencia: aprendiendo de la naturaleza

La era actual se caracteriza por la aparición cada vez más frecuente de disrupciones complejas con consecuencias imprevisibles a largo plazo.

Para poder adaptarse a este nuevo contexto, las organizaciones no solo deben desarrollar la capacidad de reconocer y comprender el alcance de lo que ocurre en su entorno sino también de responder con las estrategias más adaptativas, tal como lo hacen los ecosistemas naturales.

Los sistemas biológicos que han desarrollado resiliencia pueden ofrecer lecciones muy valiosas sobre cómo proceder bajo condiciones de incertidumbre extrema. De acuerdo con Reeves & Whitaker^[1], estos ecosistemas presentan las siguientes características que pueden aplicarse también a los negocios:

→ Redundancia. La redundancia permite mitigar los efectos negativos de eventos inesperados mediante la duplicación de ciertos elementos tales como la infraestructura crítica para la operación.

→ Diversidad. En el mundo natural, la diversidad ha dado origen a una enorme variedad de especies que sostienen la vida sobre el planeta y dota a los sistemas biológicos de una gran resiliencia frente a las contingencias. Contar con diferentes tipos de locaciones les permite a las empresas afrontar mejor los cambios inesperados y adaptarse a nuevas situaciones, lo cual aumenta las opciones estratégicas.

→ Modularidad. Esta cualidad hace posible que puedan fallar algunos elementos individuales sin poner en peligro la totalidad del sistema. En una organización, la modularidad se puede alcanzar creando una estructura distribuida en unidades más pequeñas que se pueden conectar en red durante una crisis en lugar de conformar un sistema centralizado.

→ Adaptabilidad. Es la capacidad de evolucionar a través del sistema de prueba y error seleccionando las mejores opciones para un contexto dado. Dentro de la organización, los procesos y las estructuras deben diseñarse para la flexibilidad y el cambio.

→ Precaución. Esto incluye actuar bajo el principio de prudencia y desarrollar planes de contingencia  para riesgos potenciales con consecuencias catastróficas.

→ Integración. Es crucial para el éxito a largo plazo. Las empresas que están integradas en  ecosistemas de espacios distribuidos pueden aumentar su resiliencia a través de la flexibilidad, el acceso a nuevas capacidades, la reducción de costos fijos y el intercambio de activos corporativos.

En la evolución biológica, la selección natural ha favorecido las características que permiten la adaptación para seguir funcionando en entornos cambiantes e impredecibles. Esto significa que las empresas que persisten en ignorar las transformaciones y los desafíos del contexto en el que operan corren el riesgo de no sobrevivir.

El entorno de trabajo como un ecosistema distribuido y resiliente

Actualmente, con el teletrabajo en aumento, la mayor parte de las empresas se han visto impulsadas a adoptar el trabajo híbrido y a organizar su operación en entornos distribuidos. En este contexto, la integración de las distintas locaciones en un verdadero ecosistema de trabajo se volverá crucial.

Un ecosistema de trabajo consiste en una organización descentralizada que cuenta con una red flexible de distintos espacios distribuidos geográficamente. Estos pueden incluir la sede corporativa junto con una combinación de terceros espacios (home office, espacios de coworking, oficinas satélite, etc.) con la condición de que cuenten con una buena conexión de WiFi o señal de telefonía, infraestructura flexible y una gran adaptabilidad.

Y del mismo modo que ocurre en la naturaleza, los ecosistemas de trabajo cuentan con recursos físicos e individuos que se relacionan para construir comunidades cuya dinámica se modifica de acuerdo con las exigencias que les impone su entorno.

Esta estrategia de distribución, junto con la creación de espacios de trabajo flexibles no tradicionales capaces de adaptarse y evolucionar a lo largo del tiempo, tiene grandes ventajas y puede contribuir a una mayor eficiencia en la recuperación ante eventos inesperados.

Estos ecosistemas de trabajo incluyen las siguientes posibilidades:

→ La oficina central como hub de comunicación. La oficina seguirá existiendo porque es algo más que un mero espacio de trabajo; es un ámbito de encuentro con colegas y una oportunidad para el contacto personal directo, indispensable para generar relaciones sólidas. Pero, con el aumento de la movilidad y la flexibilidad, las sedes corporativas necesitan un entorno físico que les dé soporte a las distintas formas de trabajo que existen hoy en día; un layout flexible, dinámico y reconfigurable que proporcione una variedad de opciones para facilitar el encuentro y la colaboración entre las personas. Se trata de crear una experiencia única que ayude a fomentar no solo la interacción social en el mundo real –una necesidad indispensable para el ser humano– sino también la comunicación entre los colaboradores presentes y quienes trabajan de forma remota. De esta manera se fortalecen la cohesión y la lealtad de la fuerza laboral.

Para cumplir eficazmente con estos objetivos la oficina tendrá que contar con toda la tecnología necesaria para poder conectar de manera fácil, rápida y sin fricciones a un plantel que trabaja en diferentes ubicaciones.

→ Espacios de coworking. Los espacios de coworking representan una alternativa que en un principio estuvo muy difundida entre los freelancers y las startups, y que hoy está siendo muy utilizada en los modelos de trabajo híbrido.

Se trata de espacios totalmente equipados, gestionados por terceros que los rentan a otras empresas o personas. Generalmente, estas oficinas se encuentran ubicadas en los distritos de negocios de las grandes ciudades de todo el mundo y son muy utilizados por una fuerza de trabajo cada vez más distribuida que puede prestar servicios desde cualquier lugar del mundo.

→ Oficinas satélite. Se trata de un espacio localizado en un lugar diferente a la oficina central  –habitualmente en la periferia– que ofrece opciones de hotelling junto con todos los servicios corporativos, la infraestructura y las comodidades que tiene la sede central, pero para los empleados que trabajan en las inmediaciones y pueden llegar a pie o en bicicleta.

Determinar si se justifica establecer una oficina satélite en una locación específica dependerá de la cantidad de personas que viven en los alrededores.

→ Home office. Durante la pandemia de COVID-19 trabajar desde casa se convirtió en la norma para una gran cantidad de personas, lo que permitió que muchas organizaciones pudieran mantener sus operaciones. Luego de dos años, esta modalidad aún sigue vigente para una gran cantidad de trabajadores (especialmente dentro de los modelos de trabajo híbrido) y es una de las opciones posibles dentro de un ecosistema de trabajo distribuido.

^[1]       REEVES, M. K.  & WHITAKER, S. L.  (2017): “Building a Resilient Business Inspired by Biology”. Scientific American.