Este comportamiento, que puede parecer algo extraño, es una respuesta automática e instintiva ante una situación potencialmente peligrosa: la amenaza al espacio personal. Y, aunque esta amenaza no sea real, nuestra mente responde como si lo fuera y produce respuestas destinadas a protegernos.

Esta distancia de protección –especie de cápsula invisible alrededor del cuerpo– es innata y configura casi todos los aspectos de nuestras vidas. Se trata de un amortiguador de seguridad social que se manifiesta constantemente, ya sea consciente o inconscientemente, analizando si una persona cercana supone un peligro, es neutral o representa un posible beneficio; en función de esta evaluación adoptamos la distancia física más apropiada. La violación de estos límites espaciales puede provoca desde incomodidad y estrés hasta diversos grados de malestar.

Proxemia: una historia

A fines de 1960 y basándose en estas observaciones, el antropólogo cultural Edward T. Hall sentó las bases de la proxemia, un aspecto hasta entonces poco estudiado de la comunicación no verbal. Con este término Hall describió las distancias físicas que las personas mantienen entre sí para conservarse dentro de una zona de confort en función de la relación y el tipo de interacción que poseen.

Esta clasificación distingue cuatro distancias espaciales básicas: íntima (hasta 45 cm), personal (de 45 a 120 cm), social (de 120 a 375 cm) y pública (de 375 a 750 cm), la cual se basa en el comportamiento territorial y supone la intervención de los órganos de los sentidos para distinguir entre un espacio (o distancia) y otro^[1].

Esto nos indica hasta qué punto la experiencia humana está organizada por el espacio. Desde las dimensiones de los ambientes hasta la disposición del mobiliario y las distancias prescriptas para una charla informal, gran parte de nuestras vidas se construyen sobre la base de la percepción espacial. Algunas de nuestras preferencias son universales y otras están influenciadas por la cultura y otros factores, pero de algo no hay duda: la consideración del espacio personal es crucial a la hora de diseñar un espacio de trabajo efectivo.

El espacio personal en la oficina

Antes de la pandemia, la superficie de los puestos de trabajo había disminuido en más de un 20 por ciento, permitiendo a las empresas ubicar a cada vez más personas en el mismo espacio. Esto producía tensiones atribuibles al hecho de que el espacio personal de los colaboradores se veía muy comprometido. Numerosos estudios han demostrado que el control de esta variable ayuda a regular la interacción entre las personas y tiene profundos efectos sobre las relaciones sociales y la satisfacción laboral.

Las invasiones al espacio personal tienden a producir una excitación fisiológica en función del contexto y la valoración individual, razón por la cual la proxemia merece una consideración especial a la hora de definir el diseño del espacio de trabajo. Siempre teniendo en cuenta las influencias culturales y ambientales de cada país y región junto con la valoración de la cultura corporativa.

Sin embargo, la pandemia lo cambió todo. La necesidad de mantener una distancia social de más de dos metros para evitar la propagación del virus nos obligó a replantear el espacio personal en todo los ámbitos, incluso en la oficina.

Actualmente, los espacios de trabajo se han reconfigurado y una gran parte de las empresas han optado por el trabajo híbrido. Esta estrategia ha permitido descomprimir la densidad de ocupación en sus sedes y brindar una gama de opciones que le permiten a cada trabajador ejercer un control más efectivo sobre su entorno.

La experiencia empírica demuestra que los ambientes de trabajo más eficaces son los que ofrecen una mayor gama de espacios, lo cual no solo brinda la posibilidad de elegir dónde y cómo realizar el trabajo; también ofrecen más opciones para equilibrar la necesidad de interacción social con otros ámbitos de mayor privacidad.

La proxemia en el diseño del espacio de trabajo

A la hora de diseñar el espacio de trabajo es importante tener en cuenta las distancias interpersonales para evitar que los trabajadores se sientan incómodos o invadidos en su privacidad. Cada una de las distancias descriptas anteriormente tiene unos límites mentales que están influenciados por una serie de factores que habrá que tener en cuenta al definir el layout:

→ Densidad de ocupación. Se refiere a la cantidad de personas por unidad de superficie que se le asigna a un espacio y que, en general, se establece en función de los estándares vigentes. Esto determinará la cantidad de espacio con la que puede contar cada ocupante y es un factor de gran relevancia en el diseño de la oficina ya que puede afectar la comodidad, la productividad y el bienestar de los trabajadores. Mientras que un entorno con mucha ocupación puede generar estrés y ansiedad, uno demasiado vacío puede producir una sensación de aislamiento.

Este es un tema que puede resultar problemático en ciertos tipos de trabajo híbrido en los que se prioriza el trabajo remoto y flexible. Dado que en estos modelos la presencialidad puede ser muy variable, en algunos momentos podría generarse hacinamiento o subutilización del espacio en la oficina.

→ Personalidad. Las personas extrovertidas y sociables tienden a requerir menos espacio personal que los introvertidos. La clave de diseño para garantizar que cada uno se sienta a gusto con el espacio personal que necesita es proporcionar un equilibrio entre los espacios donde se produce más interacción social (suelen tener una mayor densidad de ocupación) y espacios más privados y con menor densidad (bibliotecas, salas cerradas, phone booths, etc.) a fin de dar soporte a las distintas necesidades personales.

→ Tipo de tarea. Entre los trabajadores del conocimiento, el trabajo suele alternar entre tareas colaborativas y tareas de concentración, cada una de las cuales necesitará una distancia interpersonal distinta. Un trabajo que exige colaboración requiere una distancia personal menor mientras que las tareas de concentración necesitan mayor aislamiento.

La solución puede encontrarse en la zonificación del espacio en diferentes sectores destinados a una variedad de actividades y propósitos: áreas abiertas dedicadas al trabajo colaborativo y espacios más contenidos, ideales para las tareas que requieren enfoque y concentración.

→ Cultura. Edward T. Hall sugirió que, si bien todas las culturas utilizan el espacio personal para comunicarse, la dimensión de ese espacio varía de una cultura a otra. Considerar estas diferencias en el diseño de espacios de trabajo  ayuda a eliminar la incomodidad de las personas ante una distancia interpersonal demasiado grande (puede parecer distante y fría) o demasiado pequeña (puede parecer hacinada e intrusiva).

Un estudio^[2] multinacional compuesto por participantes de 42 países mostró algunos resultados que reflejan el impacto de la influencia cultural sobre la percepción del espacio personal. Por ejemplo, mientras que los argentinos registran la distancia social con extraños más pequeña (0,70 m), los rumanos tienen la más grande y prefieren mantenerse a 1,30 m de alguien que acaban de conocer. Además, las personas pertenecientes a culturas colectivistas (China, India, Corea del Sur, etc.) cuentan con distancias personales más reducidas en relación con las de culturas más individualistas (EE.UU., Alemania).#

También existen estudios^[3] que demuestran que las personas que viven en países más cálidos prefieren distancias interpersonales más pequeñas con los extraños en comparación con las personas que viven en lugares más fríos.

→ El espacio personal virtual. Hoy, la tecnología nos permite trabajar con un mayor grado de flexibilidad para decidir dónde y cuándo realizar nuestras tareas. Este nuevo paradigma puede mejorar nuestras interacciones, pero también nos puede dejar sobreexpuestos comprometiendo nuestra privacidad y obligándonos a sumar la dimensión virtual al concepto tradicional de espacio personal.

En el mundo virtual el espacio personal sigue existiendo y la proxemia también se aplica. Con una cantidad creciente de gente trabajando de manera remota, los sistemas de videoconferencia se utilizan más que nunca y es preciso estar atentos para no vulnerar las distancias interpersonales.

De acuerdo con las recomendaciones difundidas por Leading Edge Forum^[1] es necesario tomar algunas precauciones para marcar el nivel de cercanía o formalidad que hay que mantener en las videollamadas. La clave es prestar atención a la distancia y el ángulo de la cámara: si la cámara está demasiado cerca nuestro, los interlocutores pueden sentir que estamos invadiendo su espacio íntimo, reservado a las relaciones emocionalmente cercanas. Pero si está demasiado lejos, podemos transmitir un grado de formalidad o frialdad que no siempre se adecúan al contexto.

Como siempre, establecer un equilibrio adecuado a la situación  es la mejor garantía para asegurarnos de que todos se sientan a gusto con su espacio personal, ya sea trabajando en el espacio físico como en el virtual.

^[1]       MCDONALD, C. E. (2020): “Pandemic-Informed Proxemics: Working Environment Shifts Resulting from COVID-19”. Leading Edge Forum.

^[1]       HALL, E.T. (1966): “La dimensión oculta“.

^[2]       SOROKOWSKA, A. et al. (2017): “Preferred Interpersonal Distances: A Global Comparison”.

^[3]       WILLIAMS, L. E., & BARGH, J. A. (2008): “Experiencing physical warmth promotes interpersonal warmth”. Science.