Cómo mejorar la resiliencia en la organización

Y aunque es difícil predecirlo, lo cierto es que marcará un punto de inflexión que va a cambiar muchos aspectos de la vida cotidiana: desde la forma de relacionarnos con los otros hasta la naturaleza misma de los edificios que habitamos y en los que pasamos el 90 por ciento de nuestra vida. Y, si bien, esta no es la única amenaza que puede poner en riesgo nuestra forma de vida (el cambio climático, las crisis económicas, la inestabilidad social, la escasez energética y los desastres naturales, entre otros), el reconocimiento de nuestra vulnerabilidad ante microorganismos desconocidos aumentará la preocupación por la propagación de esta y otras enfermedades transmisibles que podrían aparecer en las próximas décadas.

El distanciamiento social que nos está obligando a quedarnos en casa y a suspender las actividades no esenciales, también nos impuso el trabajo remoto a escala global. Y si bien esta estrategia se ha demostrado altamente efectiva en la contención de los contagios, al mismo tiempo, conlleva algunos impactos negativos en la sociedad: erosiona la economía, desgasta los lazos sociales y agudiza la soledad.

En este escenario desconocido e impredecible, cualidades como la adaptabilidad, la capacidad para improvisar posibles soluciones y la resiliencia, tanto de las personas como de las organizaciones, serán inestimables.

Dentro de una compañía, la resiliencia –entendida como la capacidad para responder rápida y eficazmente a los cambios imprevistos de cualquier naturaleza sin perder continuidad y manteniendo la competitividad– no debería ser solo una estrategia; debe formar parte de su ADN y estar presente tanto en su cultura y sus valores como en el diseño del espacio de trabajo. La oficina debe estar concebida desde el comienzo para adaptarse y evolucionar en respuesta a diferentes factores, ya se trate de eventos fortuitos o de las cambiantes necesidades del negocio y de los empleados.

Para poder responder a las crisis con resiliencia, es preciso cambiar la forma en la que conceptualizamos, usamos y diseñamos el espacio de trabajo. Una oficina resiliente tendrá que contar con capacidad para reconfigurarse ante un cambio imprevisto o para hacer frente a un evento inesperado sin perder funcionalidad ni identidad. Esta capacidad dependerá de una combinación de múltiples factores, entre ellos –y el más importante–, la capacidad de su gente para adaptarse, ser flexible y tener capacidad de improvisación.

Por lo tanto, será preciso configurar el lugar de trabajo –junto con toda su infraestructura de apoyo– de forma tal que proporcione la agilidad y la flexibilidad necesarias para promover las capacidades creativas y adaptativas de las personas frente a condiciones excepcionales.

Más allá de la pandemia

Pasados los primeros momentos del distanciamiento social preventivo, los beneficios de trabajar desde casa están comenzando a cuestionarse a medida que nos habituamos a esta ‘nueva normalidad’. La conexión y el sentido de comunidad que conlleva tener un espacio compartido, donde encontrarse con colegas, empieza a cobrar un sentido que antes no se valoraba tanto.

Porque más allá de la pandemia actual, y a pesar de que quedó demostrado que es posible el trabajo remoto a gran escala, hoy se empieza a comprender la verdadera importancia de la oficina como lugar de reunión para colaborar, y a reconocer los beneficios emocionales de los encuentros cara a cara. Es por esto que la oficina seguirá existiendo como espacio físico y evolucionará para seguir dando soporte a la necesidades humanas de colaboración, comunicación, socialización y bienestar. Y a medida que el mundo se vuelva cada vez más complejo e impredecible, la necesidad de resiliencia también será más necesaria.

Un lugar de trabajo resiliente estará compuesto por un ecosistema de espacios distribuidos, diseñados para adaptarse y evolucionar en el tiempo. Esto puede incluir las oficinas corporativas junto con cualquier combinación de modalidades y lugares: el Home Office, espacios de Coworking, oficinas satélite y, en general, cualquier lugar con una conexión WiFi o una buena señal de 4G.

Dado que hoy es posible trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar, el espacio de trabajo no solo deberá apoyar la actividad laboral sino, sobre todo, aportar valor agregado para que las personas quieran reunirse, intercambiar ideas y colaborar.Las alternativas flexibles tales como el ‘hoteling’, donde el espacio ya no es privativo sino que puede ser compartido con otros trabajadores, facilitan el incremento de las relaciones interpersonales, el intercambio de conocimiento y la innovación.  Esto permite colaborar mejor tanto dentro como fuera de la oficina y brinda la flexibilidad necesaria para mitigar el riesgo de incidentes adversos o disruptivos en la empresa.

Dentro de este entorno fluido, la tecnología juega un papel fundamental a la hora de otorgar agilidad y flexibilidad. El uso intensivo de los servicios en La Nube permitirá a los trabajadores desenvolverse dentro de un entorno de colaboración móvil y flexible que aumenta la capacidad de trabajar a distancia y mejora la resiliencia frente a los desastres. Además, los proveedores de servicios en La Nube disponen de sistemas de respaldo que reducen la posibilidad de pérdida de información o falta de servicio en caso de emergencia.

Pero el punto clave para construir resiliencia son las personas. De nada sirve la infraestructura física y tecnológica si no se cuenta con una cultura basada en el empoderamiento de los colaboradores, capaz de brindar un fuerte sentido de propósito, confianza y responsabilidad. Esto favorecerá la formación de redes autoorganizadas de empleados capacitados para participar, dirigir y organizar equipos eficientes y motivados aún en las condiciones más excepcionales. Las redes sociales son una fuente de recursos y de emociones positivas indispensables para lidiar con la adversidad.

Para que una organización sea resiliente necesita personas que puedan responder rápida y eficazmente al cambio, y que sean capaces de adoptar comportamientos positivos acordes a la situación mientras soportan un estrés mínimo. Ser resiliente significa ser capaz de encontrar soluciones creativas utilizando los recursos disponibles, o incluso más allá de los que se usan habitualmente.

Y por último, para afrontar cualquier situación de cambio, ya sea planificado o disruptivo, será imprescindible poner en marcha un plan de comunicación interna bien orientado a fin de beneficiar la cohesión del grupo y evitar problemas de confianza, falta de responsabilidad, de motivación o de productividad.

Un lugar de trabajo resiliente, en definitiva, no solo necesitará un ecosistema de espacios diseñados para evolucionar y adaptarse a las contingencias; también será imprescindible contar con la participación activa de los empleados y lograr capacitarlos y apoyarlos para trabajar de nuevas maneras. Un equipo motivado, equipado y dirigido adecuadamente será capaz de superar casi cualquier evento o interrupción con resiliencia.