¿Conversaciones cara a cara o videoconferencia? Por qué son tan diferentes y cómo encontrar el equilibrio

Pero fue a raíz de la pandemia del Covid-19 que el teletrabajo se consolidó como tendencia global frente a la necesidad de distanciamiento social.

Y, si bien es cierto que en este momento se presenta como la mejor opción para frenar los contagios, el teletrabajo también tienesus pros y sus contras. Por un lado, hay trabajos que se pueden realizar sin problema en forma remota con grandes beneficios (mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, menor impacto medioambiental, aumento de la flexibilidad, etc.); pero, por el otro, no hay que perder de vista las grandes ventajas que aporta la colaboración cara a cara con más personas.

Sabedoras de la íntima relación que existe entre las interacciones personales y la innovación, no sorprende que para las empresas más exitosas y creativas del planeta la colaboración cara a cara sea un dogma alrededor del cual han construido sus estrategias deworkplace. Las ideas originales no suelen surgir mientras nos sentamos solos frente a un monitor aunque estemos participando en una concurrida videoconferencia. Después de un tiempo, las interacciones virtuales pueden resultar extenuantes para el cerebro y nos dejan con la sensación de que no hemos resuelto nada.

¿Qué es lo que nos estamos perdiendo a través de los medios digitales que hace insustituibles las relaciones presenciales?

Las organizaciones son sistemas sociales que dependen de la comunicación entre sus partes para funcionar. Pero la comunicación no se limita solo al lenguaje hablado. El canal no verbal transmite significados e intenciones a través de los gestos, la expresión, el tono, etc. Incluso las señales proxémicas pueden influir en el significado de un mensaje.

La comunicación cara a cara es nuestro modelo de comunicación más eficaz porque así fue como evolucionamos; de esta forma, podemos percibir e interpretar todas las señales que se emiten durante la interacción social. De acuerdo con las investigaciones clásicas^[1] el 55 por ciento de la comunicación es no verbal mientras que el 38 por ciento incluye el tono de voz y solo el 7 por ciento está en relación con las palabras y el contenido. De esto se infiere que la comunicación no verbal es un componente clave para una interacción y una colaboración exitosas que solo se da en los encuentros cara a cara.

Este segundo canal de comunicación, que no gira en torno a las palabras sino a las relaciones sociales, influye profundamente en las decisiones importantes que tomamos en nuestra vida a pesar de que, en gran medida, el mecanismo nos es desconocido porque opera a nivel inconsciente. Cuando queremos comunicar algo importante la vía elegida suele ser el encuentro personal.

Según Alex Pentland^[2], profesor del MIT MediaLab, estas señales sociales no son solo un complemento del lenguaje verbal sino que forman una red de comunicación separada que tiene una gran influencia en nuestro comportamiento. Durante un encuentro casual o una reunión cara a cara, el tono de voz, la risa, la postura corporal, los gestos, etc., revelan los deseos e intereses de cada individuo así como su posición dentro del grupo. Estas señales acompañan cada tema de discusión y comunican de forma implícita el consenso general a cada miembro en la toma de decisiones.

Otra ventaja que ofrecen los encuentros cara a cara es la posibilidad de interactuar con objetos, desde un modelo tridimensional hasta un gráfico esbozado en una pizarra. Existen  investigaciones^[3] que muestran que la manipulación de estos objetos ayuda a los miembros del equipo a llegar a un consenso sobre la tarea que están desarrollando a través de un proceso tan sutil y naturalizado que ni siquiera notan que está ocurriendo. De esta manera, la intervención sobre distintos modelos y elementos durante una interacción cara a cara mejora la creatividad y la sinergia del grupo.

Ahora que el videochat casi se ha vuelto la norma en las relaciones sociales, y no solo las de trabajo, muchos nos preguntamos: ¿cuál es la verdadera diferencia entre la comunicación cara a cara y la videoconferencia?

Estar en una videollamada requiere más atención que una conversación cara a cara, dice Gianpiero Petriglieri, especialista en comportamiento organizacional. En una videoconferencia resulta más arduo interpretar las señales no verbales tales como las expresiones faciales, el tono de la voz y el lenguaje corporal; y prestar más atención nos consume mucha energía porque no es natural. Dado que los humanos evolucionamos como seres sociales, percibir y analizar estas expresiones es algo innato que requiere poco esfuerzo consciente y sirve para sentar las bases de los lazos emocionales. Las videollamadas dificultan el despliegue de estas habilidades y requieren una atención sostenida e intensa a las palabras mientras que el cerebro se concentra en la búsqueda de señales no verbales que no puede encontrar.

A esto hay que sumarle los problemas de conexión de red que también pueden afectar la calidad de la comunicación. La pérdida de datos en la alimentación de audio y video puede causar voces que no son naturales, sonidos que faltan, silencios imprevistos e imágenes congeladas. Nuestro cerebro necesita hacer un trabajo extra para llenar los vacíos y tratar de decodificar lo que percibe. La energía que utilizamos para superar estas distorsiones en la comunicación termina desviando nuestra concentración de la comprensión del mensaje.

¿Cómo podemos aliviar la fatiga que nos causa esta atención sostenida?

• • Los expertos sugieren limitar las videollamadas solo a las que sean estrictamente necesarias y encender la cámara de manera opcional para evitar el estrés. La investigación señala que tendemos a pasar la mayor parte del tiempo mirando nuestra propia imagen en la pantalla y esto puede generar una disonancia cognitiva. Una llamada telefónica tradicional puede ser menos exigente para el cerebro ya que la expectativa está concentrada solo en la voz.
  • Por no tratarse de una situación natural, la videoconferencia produce tensión física adicional. Esto, sumado a tener que permanecer relativamente inmóvil frente a una cámara durante largos períodos de tiempo, puede resultar agotador. Para evitar acumular tensiones es importante reconectarse con el cuerpo y realizar alguna actividad física o de relajación entre reuniones.
  • Programar videollamadas de manera consecutiva no es saludable. Una pausa de solo diez minutos es capaz de brindar tiempo suficiente para caminar un poco, tomar un café y despejar la mente. Puede ser despersonalizante estar en línea todo el tiempo.
  • Evitar la falacia de la multitarea. Pensar que se puede aprovechar la oportunidad para hacer otras cosas mientras asistimos a una videoconferencia es una trampa peligrosa. La investigación muestra que tratar de hacer varias cosas a la vez reduce el rendimiento.

Lo cierto es que, en el contexto actual –y a pesar del agotamiento mental que puede generar–, la tecnología es una gran aliada que nos ha permitido mantener las relaciones personales, familiares y laborales de una manera que hubiera sido impensable hace solo unos años. Faltan cosas, por supuesto. Las videoconferencias carecen de la espontaneidad y la riqueza semántica de una reunión cara a cara, la distancia física hace que sea difícil generar camaradería, los encuentros casuales se han vuelto ocasionales y la creatividad es más difícil de fomentar.

Sin embargo, será solo una cuestión de tiempo; en el futuro, las oficinas seguirán siendo un punto de reunión y de intercambio de conocimientos. Seguramente serán distintas, pero su esencia social –la que hace posible los encuentros fortuitos, las conversaciones casuales, la colaboración, la innovación y el contacto humano– permanecerá intacta.