Como resultado de las restricciones impuestas por la pandemia de COVID-19, la mayor parte de las organizaciones han sufrido grandes cambios en su dinámica de trabajo y hoy cuentan con una buena parte de su fuerza laboral haciendo trabajo remoto. Gracias a la disponibilidad de herramientas tecnologías tales como la popular Zoom junto con una gran diversidad de aplicaciones móviles basadas en La Nube, la comunicación con clientes y colegas no se vio interrumpida.

Hoy, las empresas se encuentran en una etapa de transición tratando de evaluar cómo será la dinámica del espacio de trabajo en la era pos-COVID. ¿Volverán los empleados a trabajar en la oficina? ¿El Home Office (al menos parcial) cambiará permanentemente el funcionamiento de los equipos? ¿Cuál será la mejor configuración para la etapa que viene?

A medida que evoluciona la pandemia y avanzamos hacia la nueva normalidad, los espacios de trabajo deberán reconfigurarse y la tecnología tendrá un papel muy importante en este proceso.

En su reporte anual1, donde se analizan las tecnologías emergentes que afectarán a las organizaciones en los próximos 18-24 meses, la consultora Deloitte prevé que, por un lado, la experiencia digital será un impulsor fundamental para la transformación empresarial. Las organizaciones podrán crear experiencias personalizadas basadas en los comportamientos, preferencias y emociones de las personas para diseñar mejores lugares de trabajo. Por el otro, el análisis de la utilización del espacio a través de los datos que se generan en el entorno (Workplace Analytics) se transformará en una herramienta fundamental para crear oficinas saludables, productivas y rentables que se integrarán a la perfección con la experiencia remota.

Esto no sorprende ya que la cantidad de datos que se producen en el mundo físico es enorme y se está expandiendo a un ritmo vertiginoso gracias al rápido desarrollo de la tecnología de detección portátil. Existe una inmensa cantidad de sensores –desde las tarjetas de identificación de la empresa hasta los teléfonos celulares y los sensores ambientales– que proporcionan un gran volumen de información muy detallada sobre los patrones de interacción, movimiento y ubicación de las personas, entre otras cosas. Al combinar datos precisos de los mundos real y virtual, estamos en posición de entender mejor el comportamiento de la fuerza laboral dentro del espacio de trabajo a una escala que no era ni siquiera imaginable con los métodos tradicionales de observación.

Todo este cúmulo de información hoy está a nuestra disposición y se puede aprovechar para crear espacios de trabajo que se adapten a las nuevas necesidades de las personas al mismo tiempo que mejora la experiencia laboral, ya sea en la oficina o en un entorno virtual.

Conocer más para gestionar mejor

El espacio y las personas son los recursos más valiosos que tiene una organización. Para que las personas sean productivas necesitan un espacio que apoye su trabajo y les brinde todas las herramientas que necesitan para realizarlo. Para concretarlo, las empresas cuentan con valiosa información proveniente de distintas fuentes; identificando patrones en el uso del espacio y el comportamiento de los empleados será posible ajustar los recursos físicos a las necesidades de las personas.

Para lograr este objetivo, Workplace Analytics puede ser la respuesta. Se trata de un proceso que, a partir de los datos provistos por una serie de herramientas tecnológicas capaces de monitorizar y cuantificar variables provenientes del entorno físico y de las personas, permite optimizar la experiencia laboral en diferentes áreas.

→ Optimización del espacio de trabajo

Los datos relacionados con la utilización del espacio son cada vez más importantes para comprender cómo, cuándo y quién lo usa, y se ha convertido en una métrica fundamental para la optimización de los activos físicos.

De acuerdo con las necesidades y los objetivos de cada organización se pueden elegir una variedad de métodos de seguimiento de uso que abarcan desde los sensores de sistemas o instalaciones (HVAC, iluminación), los sensores de presencia y ocupación y el análisis de video hasta las tarjetas de control de acceso y las redes de Wi-Fi, Bluetooth, RFID, etc.

Esta gran gama de fuentes y sensores puede recopilar datos del espacio en tiempo real sobre distintas variables tales como la ocupación, la iluminación, la humedad y la temperatura al mismo tiempo que registra cómo y cuándo las personas utilizan los distintos ambientes.

Los sistemas de software dedicados que procesan todos estos datos también son capaces de etiquetar cada espacio con información acerca del tamaño, la capacidad, el equipamiento, las herramientas y las comodidades de cada uno. Esto puede ayudar a entender las diferencias en la ocupación y la eficiencia, de manera que la experiencia pueda mejorarse.

En definitiva, saber cómo se utiliza el espacio permite no solo hacer un seguimiento, sino también tomar decisiones más informadas a fin de satisfacer las necesidades actuales y futuras de la fuerza laboral. Estos datos serán de gran valor en el marco del actual contexto pospandemia para evaluar el impacto real de los programas de trabajo a distancia.

Algunos de los beneficios tangibles que se pueden esperar son2:

• Mejora de la experiencia de los trabajadores gracias a un uso más inteligente de las instalaciones existentes.
• Eliminación del riesgo de hacinamiento (una ventaja inestimable para respetar los protocolos que limitan los riesgos de contagio por COVID-19) o subutilización del espacio. Ambas situaciones pueden generar una experiencia laboral negativa.
• Determinación de un índice de utilización real del espacio de trabajo que justifique la inversión en los activos inmobiliarios.

→ Sistemas de reserva

Los datos de ocupación pueden mejorar la experiencia diaria del empleado de varias maneras. Esta información puede incorporarse en aplicaciones descargadas en un teléfono inteligente para notificar a los colaboradores qué espacios están disponibles para el tipo de trabajo que realizan ese día, desde la cafetería hasta un escritorio o una sala de conferencias. Esto reduce la cantidad de tiempo que las personas pasan buscando el espacio adecuado para trabajar, especialmente en edificios grandes.

Los sistemas de reserva de salas o puestos de trabajo serán especialmente útiles dentro del ecosistema de espacios más amplio que comenzará a surgir a medida que los lugares de trabajo híbridos –con múltiples locaciones y una gran proporción de trabajadores flexibles– comiencen a transformarse en una parte importante del panorama post-COVID.

→ Promoción del bienestar

Los sensores de monitoreo ambiental pueden medir una gran cantidad de características del espacio de trabajo capaces de impactar no solo en nuestra productividad, sino también en nuestra salud y bienestar. Gracias a que permiten activar respuestas frente a cambios ambientales, su uso se ha extendido a una innumerable cantidad de tecnologías que hacen posible detectar señales que revelan el estado físico y emocional de las personas, realizar el seguimiento de su postura corporal, el movimiento de los ojos, la expresión e, incluso, la temperatura facial3.

Por ejemplo, un conjunto de dispositivos instalados en una sala de reuniones puede reconocer un patrón específico cuando comienza a detectar signos de mala calidad del aire. Como resultado, el sistema puede intervenir ajustando el flujo de aire en tiempo real para mejorar la productividad y la colaboración durante el resto de la reunión4.

A medida que crezca la innovación en tecnología del bienestar gracias a las grandes plataformas de datos, el análisis predictivo será una realidad posible que puede ayudar a las organizaciones a calibrar en qué medida se puede mejorar el bienestar y el desempeño en la oficina.

En definitiva: en un entorno de trabajo en constante cambio, el costo de no comprender cómo se usa el espacio puede ser muy alto, no solo en términos de la inversión inmobiliaria, sino también en relación con la productividad, el bienestar y la retención de los empleados.

 

Referencias:

1 DELOITTE (2020): “Tech Trends 2020”.

2 JLL (2020): “Occupancy Benchmarking Guide”.

3 SWAMINATHAN, K.S. “Tostadoras, frigoríficos e Internet de las cosas“. Accenture.

4 PLOW CONSULTING & WORKTECH ACADEMY (2017): “byteSIZED Guide to Utilisation Technology”.