Espacios de trabajo de alto rendimiento en un contexto global

A través de sus charlas en las ediciones de este año en Worktech LATAM, organizadas por Contract Workplaces, compañía regional líder en conceptualización, diseño y construcción de espacios de trabajo inspirados en personas, Ulrich Blum, Codirector del Departamento de Workplace Strategies en Zaha Hadid Architects -expositor en Lima y Quito-, y Lorena Espaillat  Bencosme, Diseñadora y Consultora Estratégica de Espacios del mismo estudio -expositora en Santiago y Buenos Aires-, describieron los factores clave que influyen en el diseño del lugar de trabajo y destacaron la gran importancia de la recolección de datos para dar forma a los lugares de trabajo del mañana.

Si bien la investigación de ZHA sobre los recursos informáticos se centró inicialmente en el desarrollo de soluciones para los problemas geométricos complejos que caracterizan a los proyectos de la empresa, las nuevas búsquedas se orientan tanto hacia el procesamiento de la enorme cantidad de datos centrados en el usuario que se recogen de los edificios, como en el impacto del espacio en el comportamiento social de las personas. ‘Estamos usando la tecnología para entender mejor a las personas y cómo utilizarán el edificio en el futuro,’ afirmó Blum.

‘Estamos usando la tecnología para entender mejor a las personas y cómo utilizarán el edificio en el futuro’

Tradicionalmente, el diseño de la oficina solía reflejar el ordenamiento del organigrama de la empresa pero, en la realidad, lo que ocurre dentro del edificio es mucho más complejo. Se trata, según Blum, de una intrincada red de relaciones dinámicas que recién se está comenzando a comprender para poder trabajar con ella.

‘Durante la pandemia y el encierro en nuestras casas todos debimos detenernos y reflexionar nuestras condiciones como seres que hemos evolucionado para la conexión y las relaciones interpersonales’, manifestó Lorena Espaillat Bencosme. Esto llevó al estudio a reforzar el análisis de cómo el espacio y su diseño pueden condicionar la interacción entre los equipos de trabajo y entre cada persona.

‘Por ejemplo, algunas investigaciones demuestran que para ser más productivos deberíamos sentarnos cerca de aquellos que lo son; algo similar ocurre con las distracciones. Es por esto que hay que preguntarle a la gente con quiénes trabaja mejor, quiénes les dan consejo, quiénes los apoyan y acompañan, quiénes son sus mentores, etc. A partir de estos datos se puede construir una matriz de colaboración que indicará cuál es la posición óptima para cada uno, una suerte de patrón de uso ‘natural’ que no está dictado por el organigrama,’ indicó Blum.

La pregunta que surge entonces es: ¿cómo diseñar espacios de trabajo eficientes que contemplen las conexiones más significativas entre las personas junto con sus necesidades y preferencias? y, para ello el equipo de ZHA compartió algunas estrategias a tener en cuenta:

• Comunicación

Thomas J. Allen demostró a fines de la década de 1970 que la frecuencia de la comunicación entre los colaboradores cae exponencialmente a medida que aumenta la distancia entre ellos. Según el estudio, la zona más importante para la interacción son los primeros 8 metros donde tiene lugar la mayor parte de la comunicación cara a cara. Sin embargo, más allá de los 24 metros la posibilidad de contacto se vuelve casi insignificante.

De esto se desprende que optimizar la posibilidad de que las personas puedan establecer una conexión física es vital para mejorar la colaboración y el trabajo en equipo. Se ha observado que los trabajadores interactúan con mayor frecuencia con los compañeros de trabajo más visibles para ellos, pero aún más con los que están cerca.

• Visibilidad

La visibilidad es una característica fuertemente ligada a la interacción social que hay que tener en cuenta a la hora del diseño del espacio de trabajo. Algunas investigaciones han encontrado que los colaboradores que se ubican en puestos de trabajo más visibles tienen más intercambios personales que aquellos con menos visibilidad, lo cual confirma que la interacción social es más una cuestión de visibilidad que de accesibilidad.

Por ejemplo, para entender la importancia del diseño en la visibilidad, Ulrich Blum explica que en un espacio de trabajo organizado en una planta con núcleo central las personas no ven más que, en el mejor de los casos, al 50 por ciento de sus colegas. Esto significa que no llegan a conocer a la gente que está del otro lado de la planta.

Pero no se trata solo de la cantidad de gente que vemos, sino también de la calidad de la visibilidad. Si tengo a alguien frente a mí tendré una relación completamente distinta con esa persona que con otra que se sienta detrás o al lado mío. La cercanía también hace una diferencia.

Teniendo esto en cuenta se puede determinar qué tipo de relaciones establecerán las personas dentro de los espacios de trabajo. Pero, profundizando en la investigación sobre los efectos de la conectividad física entre estaciones de trabajo, Blum nos dice que también encontraron que el tipo y la configuración de los muebles son tan importantes como el diseño de la planta. En términos de accesibilidad y potencial de comunicación, la geometría del mobiliario puede afectar significativamente las relaciones de proximidad entre las personas.En una mesa rectangular, por ejemplo, quienes se ubican en los extremos tienen una visibilidad mucho mejor que las que se sientan a los lados. En ese sentido, la mesa redonda es sin duda la que permite establecer relaciones más democráticas porque ofrece visuales más igualitarias.

• Salud y bienestar

Los edificios que integran estímulos naturales beneficiosos tales como la luz natural y las vistas al exterior tienen más probabilidades de mejorar la salud y el bienestar de las personas que aquellos que carecen de ellos. Para descubrir cómo circula la gente a través del espacio y cuáles son sus preferencias al respecto también utilizamos algoritmos, afirma Blum.

Cualquier ubicación dentro de una planta es única en términos de sus cualidades espaciales y ambientales, y esto incluye las vistas hacia el exterior desde cada puesto de trabajo. A través del análisis de estos datos se pueden cartografiar distintas áreas, desde las que tienen una vista muy pobre hasta las que tienen las vistas más amplias. Lo mismo ocurre con la cantidad de luz natural que recibe cada lugar de la planta.

Las herramientas de análisis algorítmico permiten analizar múltiples opciones de layout alterando algunos parámetros tales como el perímetro externo, la ubicación del núcleo, las alturas del cielorraso, etc. Así, modificando cada característica se puede iterar la operación hasta llegar a una solución que satisfaga los propósitos de cada proyecto individual.

Ubicando sensores dentro del entorno de trabajo se puede analizar cuáles son las características de las áreas que la gente suele preferir o evitar en función de sus cualidades ambientales. Esto nos brinda información vital para diseñar espacios más efectivos, que cuenten con las condiciones con las que los colaboradores se sienten más cómodos.

• Variedad, flexibilidad e inclusión

Cuando construimos una oficina, sostiene Blum, buscamos que esta tenga la capacidad de evolucionar y mejorar a lo largo del tiempo. Y esto es algo que debe hacerse desde el comienzo.

Conseguir estas características espaciales puede implicar la reconfiguración de los puestos de trabajo de tal manera que puedan adquirir diferentes formas de agrupación para lograr distintos grados de densidad, junto con una variedad de funciones y propiedades de accesibilidad, privacidad, etc.

El objetivo es lograr una oficina interconectada que pueda cambiar por medio de la implementación de una herramienta algorítmica automatizada en función de las diferentes necesidades: conectividad, visibilidad, luz solar, sonido, etc. La variación de estos parámetros permitirá optimizar la calidad del espacio.

En conclusión, las herramientas algorítmicas permiten evaluar diferentes opciones de diseño de forma mucho más eficiente y rápida que con los métodos tradicionales. ‘De esta manera podemos contar con una gran variedad de estrategias de planificación del espacio optimizadas para cumplir con ciertos propósitos organizacionales particulares y de acuerdo con diferentes parámetros tales como la visibilidad, la posibilidad de comunicación, etc. e incluso hacer simulaciones sobre cómo se podría utilizar el entorno de trabajo en el futuro a través de herramientas de IA que aprenden cómo las personas usan el espacio’, concluyó.