La evolución del espacio de trabajo

Durante mucho tiempo el trabajo ha consistido en reunir a los empleados en el mismo lugar a la misma hora. Pero, actualmente, una serie de transformaciones catalizadas por el avance de las nuevas tecnologías (cambios en los valores culturales, en las expectativas de las nuevas generaciones, en la impredictibilidad de los mercados globales, en el agotamiento de los recursos naturales y en la explosión demográfica, entre otros) están modificando las prácticas tradicionales.

Sin embargo, esto no es una novedad. La evolución de las formas de trabajar –y, por ende, del espacio de trabajo– siempre ha estado estrechamente ligada a la tecnología y a las formas de producción.

Hoy, la demanda de flexibilidad, las posibilidades de movilidad y la ubicuidad de las conexiones han cambiado las pautas acerca de dónde y cómo se realiza el trabajo. Este fenómeno ha obligado a las organizaciones a realizar cambios en sus espacios que les permitan mantenerse efectivas en el mercado, bajar los costos e incrementar al mismo tiempo la productividad. De su capacidad para adaptarse a estas nuevas condiciones dependerán su supervivencia primero, y su éxito después.

Conocer el camino recorrido desde los comienzos de la oficina nos puede ayudar a encontrar las claves que nos permitirán vislumbrar cuáles serán los modelos que prevalecerán en el futuro.

De los cubículos al open space

La oficina, tal como la conocemos, comenzó a tomar forma con la llegada de la industrialización. Los nuevos procesos necesitaban cada vez más trabajo administrativo junto con un enfoque racional para gestionar las facturas, los libros de contabilidad, etc. Estaban abarrotadas de gente y se caracterizaban, sobre todo, por interacciones cara a cara, como toda la industria en general. Entre 1860 y 1920 la administración y la burocracia ya se habían apoderado del mundo de los negocios.

Con el crecimiento de las telecomunicaciones, el sector administrativo se pudo separar de las áreas de producción y esto, a su vez, amplió la gama de trabajos disponibles. Otros avances tecnológicos de entonces ayudaron al desarrollo de las oficinas: las estructuras de vigas metálicas y la grúa hidráulica permitieron la construcción de edificios hasta alturas impensadas hasta ese momento; la llegada del teléfono y de la luz eléctrica junto con la fabricación a gran escala de máquinas de escribir también fueron factores que facilitaron el trabajo en la oficina y el aumento de la productividad.

A comienzos del siglo XX, la llegada del taylorismo supuso un cambio en la naturaleza y el concepto del trabajo mismo lo cual, como era de esperar, se reflejó en la organización del espacio de trabajo: filas de escritorios idénticos alineados con rigidez en torno a un núcleo interior, sin divisiones interiores. Así, el papel de los trabajadores quedó reducido a ser los ‘engranajes de una máquina’ que se podía ajustar para obtener mejores resultados.

Después de la Segunda Guerra Mundial, cuando el aire acondicionado y la iluminación artificial devinieron en norma, la superficie de las plantas comenzó a agrandarse. La supremacía del ideal de productividad, de estandarización y de control se trasladó al entorno construido dando como resultado espacios repetitivos y despersonalizados. Era el comienzo del open plan y la torre de oficinas se transformó en símbolo del repunte económico.

No será hasta finales de los años 50 que el foco volverá sobre las necesidades de las personas, tomando la forma de una variedad de expresiones tales como el Office Landscape y el Action Office.

El Office Landscape, surgido en Alemania hacia fines de los 50, favoreció una mayor flexibilidad en la configuración de la planta, la eliminación del concepto de jerarquía en la asignación de espacios y, en general, una mejora sustancial de las condiciones ambientales. Este sistema se caracterizó por su planta de geometría irregular y por los esquemas de circulación orgánicos, creados para optimizar la naturaleza igualitaria del layout.

En 1964 se presentó en los EE.UU. el sistema de mobiliario Action Office I concebido por Robert Propst para el estudio de George Nelson y producido por Herman Miller. Contaba con mesas y planos de trabajo de altura variable que permitían libertad de movimiento y flexibilidad para que cada usuario pudiera adaptarlos según su comodidad. Pero era caro y difícil de ajustar. En 1968 llegó Action Office II, un sistema más económico que combinaba los módulos de trabajo con paneles independientes e intercambiables, y que hacía posible modificar el entorno de trabajo según cambiaban las necesidades.

El sistema fue un éxito enorme pero su esencia se desnaturalizó rápidamente para convertirse en el disciplinado y rígido mar de cubículos que caracterizó a las oficinas de mediados de los 70 con una reminiscencia de principios del taylorismo.

Hacia finales del siglo XX, los nuevos conceptos sobre ahorro energético derivados de la crisis del petróleo de los años 70 junto con los avances tecnológicos que despuntaban en los 80, ya comenzaban a perfilar un cambio en las estructuras sociales y económicas de las oficinas. No obstante, la idea de la planta abierta subdividida por algún sistema de mobiliario específico aún subsistía como el modelo generalizado.

El fin del escritorio personal

Despuntando el siglo XXI comenzaron a producirse grandes cambios en las formas de trabajar impulsados por la rápida incorporación de las tecnologías de la información y el espacio de trabajo tuvo que adaptarse. Comenzaron a surgir nuevos conceptos de oficina: virtual office, shared office, hoteling, free-address, etc., conceptos que nos hablan de una fuerza de trabajo equipada con comunicaciones móviles que se ha vuelto nómada y que ya no tiene ni un horario fijo ni lugares asignados. El espacio de trabajo comienza a convertirse en un territorio que puede cambiar de acuerdo con las distintas necesidades y que se reconfigura constantemente. Y a medida que pasa el tiempo y las transformaciones se aceleran, la tendencia se va afianzando.

En las oficinas tradicionales los puestos de trabajo están subocupados (el 60 por ciento de las posiciones están vacías durante la jornada laboral) y salas de reuniones, colapsadas. La tasa promedio de uso simultáneo de los puestos de trabajo nunca sobrepasa el 70 por ciento. Esto quiere decir que, excepto algunos puestos específicos (administrativos, soporte de servicios, etc.), no hace falta que cada uno de los colaboradores tenga un puesto de trabajo asignado individualmente.

Las necesidades de las empresas evolucionan y la noción de dónde se trabaja puede ser menos importante que con quién y cuándo. La deslocalización que impulsa el actual mundo globalizado ha hecho que el trabajo esté más distribuido y que la colaboración sea a menudo entre equipos geográficamente muy dispersos. Hoy se necesitan espacios que den soporte a las nuevas necesidades de movilidad y comunicación y que favorezcan la exposición de las personas a nuevas ideas.

Frente a esta realidad, muchas empresas han comenzado a adoptar estrategias no territoriales en sus oficinas donde nadie tiene un puesto fijo. Estos se pueden agrupar dentro de un área destinada a un equipo de trabajo o estar dispersos dentro del open plan. A medida que transcurre el día, cada uno irá ocupando distintos espacios de acuerdo con su propia agenda y con las características del trabajo que esté llevando a cabo.

La jerarquía administrativa es mucho menos evidente y gran parte de los escritorios han sido reemplazados por una variedad de espacios diferentes: zonas para el trabajo colaborativo y de concentración, espacios multifuncionales, áreas de descanso y de encuentro informal para cubrir todas las necesidades y los distintos estilos de trabajo.

La razón de este cambio está en una mejor utilización del espacio, la reducción de los costos, los avances de la tecnología que permiten una mayor flexibilidad y la posibilidad de crear un entorno que facilite la colaboración y la innovación.

La investigación sobre este tema demuestra que la estrategia no territorial no solo reduce los costos de construcción, operación y mantenimiento sino que también permite la asignación de espacio en base a la real utilización que se hace del mismo e incrementa la comunicación entre las personas.

El encuentro de dos mundos

Hoy, gracias a la tecnología, el trabajo ya no está definido por los límites tradicionales que impone el espacio físico; ya no debemos estar atados a un escritorio para realizar nuestras tareas. Contando con las herramientas adecuadas, estas pueden hacerse en cualquier momento y desde cualquier lugar permitiendo aprovechar al máximo el tiempo y los recursos disponibles. Además, el trabajo se ha vuelto cada vez más una actividad en equipo que aprovecha la tecnología para cruzar fronteras y zonas horarias.

En el curso de unos pocos años la tecnología se ha convertido en un factor de cambio trascendental tanto en la vida cotidiana como en el trabajo. Hasta hace muy poco no existían el Wi-Fi, GMail, YouTube, las redes sociales, el sistema GPS, el smartphone, las tablets ni el streaming de música y video. Hoy, el usuario promedio revisa 40 sitios web por día y consume casi tres veces la cantidad de información que consultaba una persona en los años 60. El trabajo se ha vuelto cada vez más interconectado y complejo que nunca y, en este escenario, el apoyo que presta la oficina es fundamental para desempeñarse con éxito.

Para dar respuesta a estos nuevos estilos laborales, el espacio de trabajo de hoy se está transformando en un ámbito tecnológico que ha dejado de ser exclusivamente un espacio físico para transformarse en un espacio físico y virtual al mismo tiempo, y que se extiende más allá de los límites materiales. Es por esto que el diseño de la oficina no se puede concebir sin integrar desde el inicio la dimensión tecnológica porque ya forma parte esencial de todos los procesos que se llevan a cabo.

Para integrar los mundos físico y virtual del siglo XXI las organizaciones deberán contar con la infraestructura apropiada y poner en práctica distintas estrategias a fin de garantizar que los recursos sean accesibles y que los empleados puedan trabajar fácilmente con la información almacenada digitalmente, reservar una sala de reuniones o una oficina, realizar videoconferencias, etc. Como resultado, muchas empresas comienzan a reducir la superficie de sus oficinas y a aumentar la inversión en herramientas de colaboración basadas en Internet a fin de facilitar el acceso a los recursos corporativos dondequiera que su fuerza laboral los necesite.

La virtualización de las operaciones puede tener enormes ventajas competitivas; su flexibilidad implícita puede darles a las empresas una gran capacidad para operar en los mercados mundiales y contratar a las personas más adecuadas, independientemente de su lugar de residencia. Para los trabajadores esa flexibilidad significa una mayor posibilidad de definir sus propios horarios y esquemas de trabajo. Al reducirse la necesidad de desplazarse todos los días desde y hacia la oficina se ahorran muchas horas de viaje lo cual conlleva una cantidad de beneficios: es un tiempo que el trabajador puede destinar a las actividades sociales, al aprendizaje y también a la vida privada. La reducción de los desplazamientos diarios también tiene un impacto positivo sobre el medio ambiente ya que disminuye el tráfico vehicular, la contaminación del aire y el consumo de energía.

Sin embargo, gestionar una fuerza laboral dentro de un entorno virtual puede significar una gran diferencia en la forma habitual de trabajar. Para ello hará falta implementar cambios en el estilo de Management y en la cultura de la organización. El desafío será establecer y mantener un sentido de comunidad entre los empleados que rara vez se encuentran en el mundo real. Las empresas deben desarrollar estrategias para garantizar que los miembros del equipo se mantengan conectados entre sí y también con la misión, los objetivos y los valores corporativos.

En resumen:

El origen de la oficina está relacionado con la necesidad de proporcionar un espacio adecuado para la organización y la gestión de la actividad económica. Con el paso del tiempo, y a medida que el mundo se transformaba, las empresas emprendieron primero la búsqueda de un diseño que solucionara eficazmente el problema del rendimiento espacial para luego mejorar las condiciones energéticas, optimizar los costos y brindar un mayor confort a los usuarios.

Hoy, la presencia ubicua y la consumerización de la tecnología han dado paso a modelos flexibles y dinámicos que proporcionan una variedad de opciones orientadas a facilitar el encuentro y la colaboración entre las personas. El espacio y el tiempo del trabajo se redefinen, y la eficiencia da paso al compromiso dentro de una comunidad orientada a cumplir objetivos comunes.

A medida que el trabajo migre cada vez más fuera de la oficina la integridad de las empresas dependerá de la red corporativa a la cual se puede acceder desde cualquier lugar. Pero esto no quiere decir que la oficina, como entidad material, ya no será necesaria. Con unas pocas excepciones, el espacio de trabajo como referencia física seguirá existiendo como un lugar donde la mayoría de los empleados pasarán, al menos, una parte de su tiempo.

Referencias:

ALLEN, T. & GERSTBERGER, P. (1973): “A Field Experiment to Improve Communications in a Product Engineering Department: The Non-Territorial Office”.

FRIED, J. & HEINEMEIER HANSSON, D. (2013): “Remote: Office Not Required”.

SAVAL, N. (2014): “Cubed: A Secret History of the Workplace”.

STEELCASE 360 (2011): “The Interconnected World: Global, Mobile, 24/7”. Edición 62.

WEINSTEIN, I. M. (2005): “The Arrival of the Virtual Office”. Wainhouse Research.

WRIGHT, R. & OSELAND, N. (2007): “Paradigm Shifts in property Management and Work“. Workplace Trends: Managing New Workstyles.