La oficina no territorial

Dada la importancia que ha adquirido la colaboración como motor de la innovación en la nueva economía y el hecho de que la gente debe trabajar en el entorno más apropiado para el trabajo que está haciendo, la evolución del espacio de trabajo se encamina hoy firmemente hacia la oficina no territorial. La estrategia tiene grandes ventajas. Junto con la reducción de los costos operativos y de implementación, aporta una mayor flexibilidad frente a las nuevas demandas y un aumento de la colaboración entre las personas. No obstante, el diseño de modelos no territoriales debe prestar esecial atención al comportamiento del usuario que, de no ser considerado, puede llevar el proyecto al fracaso. La personalización y la posibilidad de apropiación del espacio son los principales aspectos a tener en cuenta.

Durante gran parte de la historia reciente, el trabajo consistió en reunir a los empleados en el mismo lugar a la misma hora. Actualmente, la concurrencia de una serie de transformaciones tecnológicas, sociales y económicas ha cambiado radicalmente las pautas acerca de dónde y cómo se realiza el trabajo.

En las últimas décadas, y comenzando el siglo XXI, el disciplinado y rígido mar de cubículos que caracterizó a las oficinas de mediados de los 70 dio paso a un espacio de trabajo abierto, un territorio que puede cambiar de acuerdo con las distintas necesidades y que se reconfigura constantemente al ritmo de los requerimientos. Los trabajadores ya no tienen un horario fijo ni lugares asignados.

Nuevos conceptos de oficinas inundaron el mercado: virtual office, shared office, hoteling, free-address, etc., conceptos que nos hablan de una fuerza de trabajo equipada con comunicaciones móviles que se ha vuelto nómada.

Estos nuevos criterios en el diseño de los espacios de trabajo no solo brindan la posibilidad de disminuir los costos de operación y aumentar la productividad. También facilitan el incremento de las relaciones interpersonales y, consecuentemente, el intercambio de información y conocimiento, y el aumento de la innovación.

Ya en 1977, Thomas J. Allen había demostrado que el impacto del layout puede ser de crucial importancia para determinar la conducta de las personas. Estudiando los patrones de comunicación que se producían entre los trabajadores que ocupaban una determinada zona de oficinas, encontró que el factor determinante para que se produzca la comunicación es la distancia física que separa a las partes: la interacción entre los trabajadores disminuye exponencialmente con la distancia entre ellos, un efecto conocido popularmente como ‘curva de Allen’.

El estudio reveló que hay una fuerte correlación negativa entre la distancia física y la frecuencia de la comunicación entre los puestos de trabajo. Y a pesar de que el mismo se llevó a cabo en una época en la que las comunicaciones móviles no habían aparecido, una reciente actualización demuestra que hoy esto sigue vigente[1].

Allen también observó que la posibilidad de establecer contacto visual con los colegas y de compartir el espacio físico son importantes para el desarrollo de las relaciones personales. Estos contactos favorecen el intercambio de ideas y son vitales para que florezca la innovación. De hecho, cuanto más diversa es la formación y la experiencia de los integrantes de un grupo, más se pueden beneficiar con un intercambio abierto de ideas. De esta manera se puede lograr una mayor eficacia en la resolución de problemas.

Es en este contexto donde surge el concepto de ‘espacio de trabajo no territorial’, experiencia llevada a cabo por primera vez en 1970 por Armand Beliveau en la empresa IBM, debido a la necesidad de incrementar la  innovación y la experimentación en el área de ingeniería de productos.

El origen

Cuando hablamos de espacios compartidos y oficina no territorial solemos pensar en un concepto vanguardista, en un fenómeno rigurosamente actual, producto de las nuevas tecnologías. Sin embargo, las primeras experiencias se hicieron hace más de cuarenta años, en busca de la creación de entornos de trabajo de colaboración más creativos. Y, no casualmente, esta búsqueda surgió en el seno de una empresa tecnológica.

En 1971, IBM dio los primeros pasos hacia la creación de un espacio de trabajo donde las personas pudieran interactuar activamente, más allá de reunirse a la hora del almuerzo o de encontrarse casualmente en un pasillo. En 1973 se conoció el informe sobre la experiencia de esta oficina no territorial que durante un año condujeron Thomas J. Allen y Peter G. Gerstberger[2].

La investigación se llevó a cabo en el área de ingeniería de productos de la empresa, dentro de un espacio en open plan donde no solo se eliminaron las divisiones sino también todos los puestos asignados. En su lugar se dispusieron grandes mesas redondas donde los ingenieros podían ubicarse a elección según el día o, de acuerdo con la tarea que llevaran a cabo en diferentes momentos de la jornada. Además, se incluyeron tres espacios diferenciados: un área de cómputo, una zona tranquila destinada a reuniones o trabajos de alta concentración equipada con sillas cómodas, y una oficina completamente cerrada, revestida con alfombras y tapicería para reducir el nivel de ruido. Los participantes no podían conservar efectos personales en sus puestos tales como fotos, libros, etc., a fin de eliminar todos los vestigios de personalización.

Después de unos meses, los resultados de la experiencia mostraron un alto grado de satisfacción por parte de los empleados. El nivel de comunicación aumentó de manera significativa en relación con el diseño anterior que estaba fuertemente condicionado por la ubicación de las oficinas. A fin de controlar la privacidad y las distracciones, el grupo desarrolló ciertas normas tácitas que permitieron modular la accesibilidad hacia los demás. No obstante, aunque los espacios destinados a actividades de concentración no se utilizaron demasiado, el ruido fue un factor que causó molestias.

Contrariamente a lo que se podía suponer dadas las condiciones de la experiencia, los participantes tendieron a establecer territorios personales. Allen y Gerstberger explican esta tendencia basándose en la observación de que la cantidad y el tipo de espacio personal del que gozan los empleados en las oficinas tradicionales es uno de los principales medios de comunicación del propio estatus dentro de una organización, y que la oportunidad de personalizarlo se ha convertido en una de las pocas vías que quedan para la expresión de la individualidad en las grandes empresas.

Con respecto al uso del espacio, se constató que la presencia de los ingenieros dentro del área de trabajo no era permanente sino que rondaba el 62,5 por ciento en promedio. Esto dio lugar a la posibilidad de disminuir la cantidad de espacio necesario en un 20 por ciento –se calculó un amplio margen de seguridad para evitar el riesgo de superpoblación en algún momento del día– y con ello se evitó la subutilización del espacio.

La conclusión más importante a la que se llegó con este estudio es que la estrategia no territorial funciona. No solo reduce los costos de construcción, operación y mantenimiento, sino que también permite la asignación de espacio en base a la real utilización que se hace del mismo e incrementa la comunicación entre las personas. Pero lo más importante fue el alto grado de satisfacción que generó entre los participantes quienes, al finalizar la experiencia, pidieron seguir trabajando bajo este esquema.

La oficina no territorial

En la actualidad, muchas empresas han adoptado una estrategia no territorial en sus oficinas, aunque sea parcialmente. La razón de este cambio está en la reducción de los costos, en los avances de la tecnología, en la flexibilidad y en la posibilidad de crear un entorno que facilita la colaboración y la innovación. Hoy, con un teléfono inteligente, una tableta o una notebook, el mundo es la oficina.

En las oficinas no territoriales nadie tiene un puesto fijo. Estos se pueden agrupar dentro de un área destinada a un equipo de trabajo o estar dispersos dentro del open plan. A medida que transcurre el día, cada uno irá ocupando distintos espacios de acuerdo con su propia agenda y con las características del trabajo que esté llevando a cabo.

Para ello resulta indispensable saber cómo y cuándo se están utilizando los espacios compartidos; así se garantiza una mayor productividad y una mejor disponibilidad de los recursos vacantes. Por este motivo será necesario contar con aplicaciones que manejen la agenda y la reserva de los espacios disponibles, con la condición de que sean accesibles desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Pero además de contar con puestos de trabajo no asignados, en la oficina no territorial también hay zonas para el trabajo colaborativo y de concentración, espacios multifuncionales, áreas de descanso y de encuentro informal para cubrir todas las necesidades y los distintos estilos de trabajo.

A diferencia de lo que sucede en los esquemas tradicionales con espacios asignados, la única pertenencia con la que cuentan los colaboradores de la oficina no territorial es un locker o casillero donde pueden guardar sus efectos personales, sus materiales de trabajo, los dispositivos que usarán, etc. En algunas organizaciones también se provee a tal efecto una caja o, incluso, un mueble rodante de pequeñas dimensiones para trasladar cómodamente los materiales e implementos personales.

En este tipo de entorno, contar con un equipamiento acorde resulta indispensable, y los muebles rodantes  permiten a los empleados trasladarse dentro de la oficina de acuerdo con las exigencias que imponga la tarea. Las cajoneras, mesas y hasta puestos de trabajo completos que pueden trasladarse resultan versátiles, multifuncionales, de fácil desplazamiento y aplicables a cualquier situación. Esta estrategia disminuye la presión sobre la demanda de salas de reuniones y permite configurar espacios personalizados para las interacciones.

La ergonomía también será un factor muy importante a tener en cuenta dentro de un entorno que debe adecuarse a las necesidades físicas y a los requerimientos de diferentes usuarios. El mobiliario debe permitir ajustes rápidos y efectivos dependiendo de quién haga uso del mismo y con qué fines. Mientras que las sillas ergonómicas permiten una variación automática de altura y posición, las mesas también deben poder regularse para facilitar los cambios de postura. Del mismo modo, existen soluciones que permiten acomodar el monitor y la iluminación de acuerdo con las preferencias de cada usuario.

En la oficina no territorial los tipos de espacios y el entorno pueden variar para adaptarse al estilo de trabajo y el grado de privacidad que requiera cada negocio. El resultado final es compatible con una tasa de utilización del 100 por ciento[3].

Personalización y apropiación del espacio

En las oficinas tradicionales, donde la gente pasa una tercera parte del día anclada en su escritorio, el puesto de trabajo se transforma en un territorio personal, un segundo hogar colmado de elementos personales que reflejan la historia, las relaciones y las preferencias de su ocupante; comunican su identidad, lo distinguen de los demás y le permiten ser reconocido dentro de la organización.

Las modalidades de trabajo no territoriales dificultan la expresión de estas señales físicas debido a que los espacios  están destinados a ser utilizados por distintas personas. De esta forma, los empleados pierden la capacidad de personalizar y marcar los límites de su entorno, de expresar su identidad y de apropiarse del espacio. Esto pone en evidencia la tensión latente entre las nuevas modalidades laborales y las necesidades humanas de personalización, territorialidad, control de la interacción social y privacidad.

Sin embargo, existen numerosos estudios que demuestran que la personalización genera un mayor compromiso con la compañía y permiten que la gente se adapte mejor a su espacio de trabajo[4]. Además, genera una sensación de control, ayuda a  reducir el estrés y mejora la salud mental. También incrementa la satisfacción, el apego al entorno físico y, por ende, la identificación con la propia organización[5].

Mientras que algunas empresas pueden percibir la personalización como desorden y promueven políticas de escritorios limpios, los trabajadores suelen interpretarla como una necesidad para apropiarse del espacio, fortalecer su sentido de pertenencia y establecer su identidad en el lugar de trabajo. El estrés que esto produce debería alentar a las organizaciones a crear unas oficinas y una cultura que hagan posible la coexistencia  de ambas posibilidades.

Para salvar esta distancia entre las políticas empresariales y la necesidad de personalización de los empleados dentro de las oficinas no territoriales, se pueden implementar algunas alternativas que satisfagan a ambas partes: los trabajadores pueden comunicar su identidad trasladando sus elementos personales en contenedores portátiles hacia los lugares que ocupen durante la jornada laboral, luego de la cual los guardan en un casillero propio. También se pueden ofrecer espacios específicos para la personalización donde se puede expresar la identidad grupal en reuniones sociales informales tales como festejos de cumpleaños, etc.

Lo que no hay que olvidar a la hora de implementar las políticas empresariales, es el bienestar y la satisfacción de los empleados. El ser humano, como la mayoría de los animales, necesita marcar su territorio, aunque sea de una forma más sofisticada. Necesita referencias estables que lo ayuden a orientarse, pero también a preservar su identidad ante sí y ante los demás[6].

Conclusiones

En las oficinas tradicionales, la flexibilidad, la innovación y la creatividad pueden resultar muy difíciles de alcanzar. Las necesidades de las empresas han evolucionado y la noción de dónde se trabaja puede ser menos importante que con quién y cuándo. Hoy se necesitan espacios que den soporte a las nuevas necesidades de movilidad y que favorezcan la exposición de las personas a nuevas ideas.

Es por esto que muchas empresas han adoptado una estrategia no territorial en sus oficinas. La razón de este cambio está en una mejor utilización del espacio, la reducción de los costos, los avances de la tecnología que permiten una mayor flexibilidad y la posibilidad de crear un entorno que facilite la colaboración y la innovación.

No obstante, el diseño de estos modelos debe prestar especial atención al comportamiento del usuario. Las dificultades asociadas con la implementación de una oficina no territorial son, en su mayoría, de carácter emocional. Para muchas personas, la pérdida del puesto de trabajo propio significa una pérdida de control sobre el espacio personal, una amenaza a la privacidad, una carencia de territorio que elimina las posibilidades de expresar la propia identidad a través de la personalización. Y no se trata de un tema menor: el espacio se transforma en lugar solo cuando somos capaces de identificarnos y apropiarnos de él.

Es por esto que a la hora de adoptar una estrategia no territorial es importante no enfocarse solo en la eficiencia y la reducción de costos. Es preciso considerar el bienestar físico y psicológico de los colaboradores brindando alternativas que les permitan identificarse con el espacio de trabajo, integrarlo a su experiencia vital, dejar su propia impronta y ser actores de su transformación.