La oficina que viene

El surgimiento de estos nuevos paradigmas coloca al espacio de trabajo ante un gran desafío: adecuarse a los cambios para convertirse en una ventaja competitiva para las empresas, capaz de aprovechar las nuevas oportunidades. Con la tecnología, el crecimiento de las concentraciones urbanas y el recambio generacional como los principales impulsores de este proceso, la oficina que viene será el corazón de las interacciones sociales y la colaboración, con el foco puesto en el empoderamiento de las personas para decidir cómo, dónde y cuándo trabajar. La integración de la tecnología dentro del espacio físico junto con el bienestar, el control y la personalización del entorno, serán algunos de los ejes que permitirán a las empresas ser más eficientes, y atraer y retener a los mejores talentos del siglo XXI.

En las últimas décadas, la tecnología ha penetrado en todos los ámbitos de la vida, las economías nacionales han devenido en economías globales, los hábitos de consumo y los comportamientos sociales han sufrido grandes modificaciones y, como parte de este panorama general, el lugar de trabajo también está experimentando un cambio radical. Según el ‘futurólogo’ Gerd Leonhard, en los próximos 20 años seremos testigos de más cambios que los que experimentó la humanidad en los últimos 3 siglos.

Las transformaciones están ocurriendo más rápidamente que nunca debido al desarrollo exponencial de la tecnología digital. Los cambios se están imponiendo a un ritmo mucho más acelerado del que las organizaciones pueden seguir, lo que puede significar cambiar frecuentemente de estrategia para estar en sintonía con los tiempos que corren.

Para entender el fenómeno, Tom Goodwin –Vicepresidente de Estrategia e Innovación de Havas Media– lo resume así: ‘Uber, la compañía de taxis más grande del mundo, no posee ningún vehículo; Facebook, el medio de comunicación más popular del mundo, no crea ningún contenido; Alibaba, el minorista más valioso, no tiene inventario y Airbnb, el mayor proveedor de alojamiento, no posee bienes raíces. Algo interesante está sucediendo’^[1].

De acuerdo con Salim Ismail, Director Ejecutivo fundador de Singularity University, las compañías tradicionales serán eficientes y crecerán en tanto y en cuanto las condiciones del mercado permanezcan invariables. Pero con grandes instalaciones distribuidas y enormes plantillas, se enfrentan al reto de operar con agilidad en un mundo que cambia muy rápido y pagarán un costo: su falta de flexibilidad las hace muy vulnerables a la disrupción y compromete su supervivencia.

Está visto que las reglas tradicionales ya no ofrecen respuestas eficientes para enfrentar este nuevo escenario. Los nuevos modelos de organización deben aprovechar los cambios, la adaptabilidad a las nuevas posibilidades que brinda la tecnología y la fluidez que proporcionan las estructuras más horizontales y autogestionadas para responder a una realidad cada vez más fluida donde las fronteras entre los mundos material y virtual, el trabajo y la vida personal, y el rol y las tareas se hacen cada vez más borrosas y ambiguas. La oficina ya no será solo el espacio físico sino un centro de conectividad para ayudar a las personas a realizar sus tareas en forma eficiente.

Las principales tendencias que están catalizando las transformaciones que darán forma a la oficina que viene evolucionarán para moldear las principales características del lugar de trabajo:

• Tecnología y globalización

El desarrollo exponencial de la tecnología está modificando todos los aspectos de la vida. Los cambios y las oportunidades crecen constantemente al ritmo de las innovaciones.

Por un lado, la convergencia de las nuevas tecnologías de la comunicación y el transporte junto con procesos políticos, económicos y culturales, ha dado lugar al surgimiento de un único espacio a nivel planetario: el mundo globalizado. En este contexto, las empresas estarán cada vez más distribuidas espacial y organizativamente debido a la externalización de funciones, al traslado hacia locaciones periféricas y a la necesidad de reducir costos.

Por otra parte, el crecimiento de la movilidad se está haciendo cada vez más evidente. Un reciente informe^[2] señala que el tráfico de datos móviles está creciendo con fuerza y se espera que, hacia 2021, esta cifra se decuplique. La presencia de la tecnología en la vida diaria de la gente es omnipresente y tenderá a aumentar, penetrando áreas cada vez más diversas.

El fenómeno de la globalización junto con los nuevos hábitos de consumo tecnológico cambiarán cada vez más el concepto de oficina.

• Los cambios en la fuerza laboral

La diversidad generacional dentro de la fuerza laboral ya se ha convertido en norma en la mayor parte de las organizaciones.

Actualmente, la llamada Gen Y (o Millennial), representa junto con la recién llegada Gen Z (o Centennial) nada menos que el 59 por ciento de la población mundial y se estima que para 2020, los jóvenes de estas generaciones constituirán el 60 por ciento de la fuerza laboral^[3]. Las empresas deberán comprender quiénes son y qué expectativas tienen estas nuevas generaciones que ya están imponiendo sus hábitos en el lugar de trabajo.

Los cambios también comprenden una mayor inclusión de las mujeres. Actualmente, la tasa mundial de participación femenina en el mercado laboral es del 48,5 por ciento. Pero, si bien representa un avance importante, aún se mantiene 26,5 puntos por debajo del 75 por ciento que ostentan los hombres. En América Latina esta tasa se ubica en torno al 51,5 por ciento, no muy lejos del 51,7 por ciento de Europa. Se espera que esta tendencia siga en aumento por lo menos hasta 2021^[4].

• La redistribución territorial

Actualmente, más de la mitad de la población mundial vive en áreas urbanas. El rápido crecimiento de las ciudades ha conducido a una redistribución demográfica a gran escala durante las últimas décadas. Sin embargo, según datos de las Naciones Unidas, en los próximos años se espera un incremento sin precedentes: la población urbana mundial se ubicará en un 72 por ciento para 2050. Para mediados de siglo, la población urbana probablemente tendrá el mismo tamaño que tenía la población mundial en 2002^[5].

En estas urbes colapsadas, viajar de un lugar a otro en ciertos horarios será prácticamente imposible y, cuando tome horas trasladarse a la oficina o a una reunión, se hará evidente la necesidad de un cambio radical en la forma en que trabajamos.

Un vistazo a la oficina que viene

Existen muchas razones por las que la oficina seguirá gozando de buena salud. La necesidad de colaboración, comunicación y socialización está en nuestra naturaleza; necesitamos compartir para ser más creativos. La oficina no desaparecerá, pero está claro que evolucionará hacia formas diferentes.

En el incierto escenario que viene, el lugar de trabajo puede transformarse en una ventaja competitiva si está proyectado para aprovechar las oportunidades creadas por un mundo en permanente cambio. Para lograr este objetivo, el diseño de la oficina deberá abordar con eficacia los retos que las organizaciones enfrentarán en los próximos años. Estas son algunas de las características que deberían considerarse:

• Movilidad y flexibilidad

El desarrollo tecnológico ha favorecido la consolidación de los estilos de trabajo móvil y esto hará que la oficina tradicional se transforme cada vez más en un espacio fluido y de colaboración.

El nuevo trabajador nómada se moverá de acuerdo con su conveniencia, provisto con su propia tecnología para poder conectarse en cualquier momento y desde cualquier lugar. Este estilo de trabajo –que ya es un hecho en la vida de la mayor parte de las personas– llevará al espacio de trabajo hacia una estrategia no territorial.

Un trabajo flexible y móvil requerirá un espacio flexible y fluido, con un incremento de las áreas compartidas en detrimento de las privadas (buscando siempre el equilibrio), versatilidad para la reconfiguración, adaptación a los distintos requerimientos y espacios que favorezcan los encuentros ocasionales, las reuniones informales, el trabajo en equipo y la colaboración. Conservar una estructura escalable hará a las organizaciones más ágiles y dúctiles frente a los cambios.

• Optimización del uso del espacio físico

En los grandes centros urbanos, el espacio es un bien cada vez más caro y escaso. El uso de la tecnología móvil y la densificación urbana acelerarán el modelo de trabajo nómada y debilitarán el apego a los espacios dedicados. Mantener un puesto de trabajo que estará vacío la mayor parte del tiempo significa un desperdicio de metros cuadrados que se traducirá en costos.

En la oficina que viene, el trabajo ya no dependerá de que las personas estén ancladas al espacio físico para desarrollar sus tareas; los puestos de trabajo ya no estarán asignados y el layout se organizará en función de las actividades. Junto con la reducción de los costos operativos y de implementación, esta estrategia aportará una mayor flexibilidad frente a las nuevas demandas.

• Con el foco en la colaboración

En el nuevo paradigma empresarial, el valor de una organización se fundará cada vez más en su ‘capital social’, entendido como el valor de las redes y las relaciones que ha establecido. Como resultado de esto, las compañías se transformarán en un complejo y fluido entramado de empleados, proveedores y clientes dispersos geográficamente. Las organizaciones tenderán a aplanar sus estructuras prescindiendo cada vez más de las capas de gestión y ganando en autonomía para agilizar los procesos.

La alta movilidad que brinda la tecnología harán que la oficina sea cada vez más un lugar de encuentro e interacción personal; de esta manera, la actividad social y la colaboración se convertirán en la función más importante del espacio físico.

• Integrado con la tecnología

El uso de la tecnología será una de las claves para la transformación de la oficina que viene. El diseño del espacio de trabajo deberá estar al servicio de una fuerza laboral flexible y móvil. Si el espacio del trabajador nómada se ha trasladado dondequiera que esté, será de gran utilidad contar con suficientes salas para videoconferencia y telepresencia para mantener a los equipos conectados.

Al mismo tiempo, y de la mano de las nuevas generaciones, las aplicaciones móviles ganarán cada vez más terreno en el ámbito corporativo. Las apps junto con el smartphone integrarán un ecosistema digital de múltiples funciones –incluyendo las productivas– que proporcionará una experiencia fluida, intuitiva y accesible.

• Personalizado

Hoy la gente espera una personalización del lugar de trabajo porque la experimenta todo el tiempo en su vida cotidiana. Para estar a la altura de los cambios y las expectativas de la fuerza laboral, las empresas deben dar respuesta a sus preferencias a la hora de desempeñar sus tareas. La clave estará en proporcionar flexibilidad, control y autonomía, y considerar a los colaboradores como personas únicas para captar y retener a los mejores. Esto implica reemplazar las prácticas genéricas por estrategias diseñadas especialmente para adecuarse a las motivaciones, los intereses y las aspiraciones de cada trabajador^[6].

El diseño y el equipamiento de la oficina deberán ser ajustables y lo suficientemente flexibles como para responder a una gama de necesidades diferentes y para adaptarse a cada estilo y personalidad.

• Orientado al bienestar de las personas

La gente es el activo más importante de las empresas por lo que el bienestar en el lugar de trabajo se está convirtiendo en una necesidad estratégica. La oficina deberá ajustarse a las condiciones para las que estamos mejor preparados: proporcionar puestos de trabajo bien ventilados, propiciar el uso de la luz natural para mantener los ritmos biológicos, permitir las vistas al exterior cuando sea posible, ofrecer la posibilidad de trabajar sentado o de pie junto con la posibilidad de hacer ejercicio físico para recuperar la participación de todo el cuerpo y cuidar la calidad del aire interior.

Hay estudios que avalan que este enfoque permite un aumento de la productividad y un impacto positivo sobre el rendimiento^[7]. Sea como sea el futuro que nos espera, la razón es sencilla: una fuerza de trabajo saludable y feliz es un fuerza de trabajo más productiva, comprometida y eficiente.

Conclusiones

La oficina que viene estará signada por el crecimiento exponencial de la tecnología, el fenómeno de la globalización, la transformación de las ciudades, los nuevos hábitos de consumo y los cambios sociales y culturales impulsados por los valores de las jóvenes generaciones.

Ya no será un contenedor compuesto de filas de escritorios para reunir a las personas durante 8 horas de trabajo solitario. La empresa es un negocio de personas y, por ende, la oficina se transformará en una experiencia social, una comunidad orientada a cumplir objetivos comunes, un espacio compartido y conectado que facilita el trabajo en cualquier momento y en cualquier lugar, ya sea de manera presencial o dentro de un entorno virtual.

En los próximos años, la oficina como espacio físico no desaparecerá sino que seguirá evolucionando para dar sentido a la necesidades de colaboración, comunicación, socialización y bienestar de las personas.