Desde la Revolución Industrial y hasta hace algunas décadas, la mayor parte del trabajo en la oficina era repetitivo y rutinario. Sin embargo, la evolución tecnológica cambió este panorama por completo: a partir de su irrupción, las máquinas comenzaron a reemplazar a las personas en muchos ámbitos de la producción de bienes y servicios.

El pasaje entre los siglos XX y XXI también ha estado marcado por enormes transformaciones, no solo tecnológicas sino también culturales. A medida que las nuevas generaciones van accediendo al mundo laboral y se aceleran los cambios sociales, la forma en la que concebimos el trabajo también ha comenzado a transformarse aceleradamente.

Y lo que una vez fue una fantasía hoy se está convirtiendo rápidamente en realidad. Actualmente, una nueva generación de máquinas está aprendiendo a realizar algunos procesos humanos para resolver problemas complejos permitiendo que las personas puedan abocarse a tareas más exigentes y que requieren habilidades tales como la colaboración, la creatividad, la empatía y la construcción de relaciones.

La utilización del espacio

El enfoque tradicional para organizar el espacio de trabajo ha sido la asignación de un puesto por persona y el agrupamiento de la gente por sector. Este esquema –que refleja la jerarquía y el estatus de los trabajadores por encima de su función– resulta redundante y poco eficiente ya que, gracias a los nuevos estilos de trabajo, la mayor parte de las personas ya no se sientan todo el día detrás de un escritorio realizando tareas repetitivas. De hecho, las investigaciones muestran que más del 55 por ciento de los escritorios están vacíos durante la jornada laboral y que nunca se puede encontrar una sala de reuniones disponible. Esto es así porque el trabajo se ha vuelto cada vez más colaborativo y la gente pasa más tiempo trabajando con colegas tanto dentro como fuera de la oficina.

Para poder gestionar adecuadamente el espacio es necesario saber cómo se usa; no se puede modificar lo que no se conoce. Afortunadamente, con la llegada de la inteligencia ambiental hoy es posible obtener información en tiempo real no solo sobre el uso del espacio sino también sobre el comportamiento de las personas que lo ocupan. Una gran gama de sensores distribuidos estratégicamente junto con los datos aportados por otras herramientas (análisis de video, tarjetas, Wi-Fi, beacons, etc.) pueden informar con precisión la ocupación de los distintos lugares de trabajo, lo que permitirá saber cuán efectivamente están siendo utilizados y cómo esta utilización se puede modificar para mejorar la productividad de los empleados. Esto permite comprender cómo trabajan día a día, identificar patrones y optimizar el uso del espacio para mejorar la experiencia laboral.

A través de aplicaciones móviles para smartphone, los trabajadores también pueden saber qué espacios están disponibles en la oficina para el tipo de trabajo que deben realizar ese día, si hay salas de reuniones vacantes o qué áreas están particularmente concurridas. Esto reduce el tiempo de búsqueda de espacios adecuados para trabajar, especialmente en edificios grandes.

Pero estos sistemas inteligentes no solo miden la cantidad de personas que han usado un espacio. Junto con los datos ambientales provenientes de otros sensores pueden ser capaces de determinar si el espacio necesita ser limpiado o necesita más aire fresco, entre otras cosas.

Salas inteligentes para reuniones más eficientes

En la actual economía del conocimiento, el trabajo colaborativo es esencial y las salas de reuniones suelen ser los espacios de trabajo más requeridos. Es por eso que resulta crucial optimizar este recurso para que la experiencia sea más eficiente. La era del pizarrón, los marcadores, el PowerPoint y el proyector parece haber llegado a su fin. Hoy, los avances tecnológicos permiten que las salas de reuniones se conviertan en lugares interactivos para mejorar la productividad.

Una sala de reuniones inteligente es un entorno físico o digital en el que las personas y los sistemas tecnológicos interactúan en ecosistemas cada vez más abiertos, conectados, coordinados e inteligentes. Múltiples procesos, servicios y dispositivos –incluidas las personas– se dan cita para crear una experiencia más inmersiva, interactiva y automatizada^[1]. Esto es lo que no puede faltar:

• Sistema de reserva de salas

Los sistemas de reserva de espacio facilitan la administración de salas y otros recursos y, en muchos casos, ofrecen la posibilidad de utilizarlos desde cualquier ubicación geográfica. También permiten consultar la disponibilidad de un espacio para un día, una semana o un mes determinados, e informarse de cuánto tiempo estará ocupado. Un dispositivo táctil colocado en la entrada indica quién reservó la sala y en qué horario. El sistema puede reportar problemas técnicos con algún equipo audiovisual de tal forma que estos puedan resolverse a la brevedad, y también puede generar estadísticas sobre el uso del espacio y sus recursos.

• Pizarras digitales interactivas

La realización de presentaciones en una pantalla de una sola dirección donde no hay posibilidad de interacción ya no es suficiente. Hoy en día existe una variada oferta comercial de pizarras digitales táctiles en distintos formatos que cuentan con lápiz digital para facilitar la colaboración. De esta forma se pueden realizar modificaciones desde la propia pantalla o navegar por cualquier sitio web sin necesidad de una computadora auxiliar.

Disponen de conectividad Wi-Fi, cámara HD y altavoces para que los usuarios puedan compartir documentos y trabajar juntos en tiempo real tanto si están en la misma sala como si se encuentran en otra locación. También se pueden gestionar videoconferencias desde el propio dispositivo.

• Cámara 360

Además de las pizarras interacivas, existen otras herramientas muy útiles para equipar una sala de reuniones. Uno de estos productos consiste en una cámara de video de 360 grados que se ubica en el centro del recinto y gira para enfocar a cada participante mientras habla. A diferencia de las cámaras de video fijas que toman una imagen del grupo completo, centrarse en cada una de las personas puede ayudar a que la reunión se sienta más real. El lenguaje corporal y las expresiones faciales también se vuelven más claros, lo que permite una experiencia más personal.

• Sistemas de videoconferencia y telepresencia

Dado que no siempre será posible reunir a todos los miembros del grupo de trabajo en el mismo espacio físico, contar con salas para videoconferencia y telepresencia es de gran utilidad .

La videoconferencia ofrece una solución a la necesidad de comunicación corporativa. Consiste en sistemas que permiten transmitir y recibir información visual y sonora en tiempo real entre diferentes locaciones. De este modo se evitan los gastos y la pérdida de tiempo que implica el traslado físico de las personas.

La telepresencia es un sistema de videoconferencia más avanzado por el cual se simula la presencia física de las personas a través de imágenes y sonidos de alta resolución. Por este medio puede simularse, con un alto grado de realidad, una reunión con personas presentes simultáneamente en distintos lugares del mundo.

• Sistemas de realidad virtual

De acuerdo con el último reporte de Gartner sobre tendencias en tecnología^[2], la mezcla de los mundos físico y virtual para crear experiencias inmersivas y más naturales será una tendencia que se irá afirmando en los próximos años.

El impacto que esta tecnología podría tener en las reuniones a distancia es enorme. En el futuro, la tecnología de realidad virtual mediante el uso de avatares podría ofrecer una experiencia de conferencia realista donde los asistentes se reúnan en una sala virtual para celebrar una reunión ‘casi’ en persona. Combinado con la tecnología de reconocimiento facial, esto podría conducir a una interacción más natural entre los participantes, sin que nadie tenga que moverse de su ubicación.

• Sistemas de compatibilidad entre dispositivos

En la era del BYOD (Bring Your Own Device) es imprescindible contar con asistentes que hagan posible la compatibilidad entre distintos dispositivos para poder colaborar y compartir contenidos de manera inalámbrica sin interferencias ni problemas técnicos.

• Sistemas de control ambiental y automatización

Es imprescindible contar con un sistema de control y automatización inteligente para gestionar las distintas aplicaciones (audiovisuales, ambientales, etc.) que hacen posible una presentación o una videoconferencia. La implementación de ventanas y cerramientos inteligentes para bloquear la luz  durante una presentación o para mantener las reuniones más privadas ajustando la opacidad del cristal también puede ser de gran utilidad. Cuando la sala no está en uso, la película de oscurecimiento presente entre los cristales se apaga.

EL GEMELO DIGITAL

Mientras que los seres humanos existimos en tres dimensiones, nuestra Web hoy es plana. A comienzos de la era de Internet, la Web 1.0 consistía en páginas Web estáticas unidireccionales. Luego, la Web 2.0 introdujo contenido multimedia, aplicaciones interactivas y redes sociales participativas, todas ellas mediadas por pantallas bidimensionales. Pero durante los próximos años, con la convergencia de las redes 5G de alta velocidad junto con el rápido desarrollo de la Inteligencia Artificial, la Realidad Virtual, la Realidad Aumentada y el despliegue de millones de sensores emergerá la nueva Web 3.0, que permitirá construir un gemelo virtual de la realidad física. Así se podrán mapear digitalmente nuestras oficinas físicas en el mundo real. Y esta posibilidad, que parece un argumento de ciencia ficción, en realidad ya existe. La empresa Exp Realty, una inmobiliaria tradicional radicada en Texas, utiliza un mundo virtual similar a Second Life como sus oficinas corporativas. Esto significa que sus miles de colaboradores –cada uno con su avatar– llevan a cabo sus reuniones de equipo, seminarios de capacitación y cualquier otro tipo de evento dentro de un campus de realidad virtual. Incluso los visitantes pueden acceder al campus descargando una aplicación ad hoc. Pero el gemelo digital puede ser utilizado por cualquier organización interesada en obtener  información para generar más valor en menos tiempo. Por ejemplo, los sensores de ocupación instalados en la oficina pueden ser suficientes para proporcionar un gemelo digital básico que muestre el uso del espacio y las condiciones ambientales (temperatura, nivel de ruido, ventilación, etc.) para lograr una mejor experiencia  para el usuario. Con el crecimiento cada vez mayor de los sensores y el desarrollo de las interfaces de Realidad Virtual y Realidad Aumentada asistidas por IA, los límites entre el entorno físico y el digital se irán desdibujando, llevando el espacio de trabajo a un nivel completamente nuevo. Fuentes:  htpps://singularityhub.com | https://www.worktechacademy.com

 

Aplicaciones para la productividad

Alentados por el desarrollo tecnológico y la llegada de las nuevas generaciones al mercado laboral, muchos paradigmas de la comunicación y del propio trabajo han comenzado a cambiar en la oficina. El uso de redes sociales tales como Facebook, Twitter, LinkedIn, Whatsapp e Instagram está empezando a ser más tolerado y, a medida que los Millennials  comienzan a alcanzar posiciones de liderazgo, este cambio se profundiza.

Para las nuevas generaciones, las aplicaciones móviles junto con el smartphone integran un ecosistema digital de múltiples funciones –incluyendo las productivas– que proporciona una experiencia fluida, intuitiva y accesible. Su gran ventaja es que están diseñadas para estar al alcance de todos y, junto con la eficiencia, la facilidad de uso y una buena experiencia de usuario, son altamente valoradas por los consumidores.

Estas son algunas de las aplicaciones básicas con las que habrá que contar hoy en la empresa para sacar el mayor provecho posible del mundo digital:

• Trabajo remoto

En la actualidad existe una gran cantidad de aplicaciones de oficina que van desde los editores de texto más sencillos hasta las suites más completas. Gracias a estas aplicaciones es posible trabajar en cualquier sitio desde un dispositivo móvil con todo tipo de formatos y documentos: procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc. La mayor parte de los smartphones y tabletas basados en Android cuentan con las aplicaciones nativas de Google para estas tareas básicas. Además, es posible compartir carpetas y documentos en La Nube simplificando la colaboración y el trabajo en equipo.

·    Colaboración y comunicación

La herramienta más sencilla y al alcance de todos para la colaboración y la comunicación dentro de la empresa es el correo electrónico, una forma de comunicación asincrónica que puede resultar lenta tanto para compartir información como para tomar decisiones. Pero por otra parte, los servicios de chat –muchos de ellos orientados al entorno empresarial– permiten una comunicación más ágil y en tiempo real.

Para las videoconferencias también hay aplicaciones que, en su versión gratuita, brindan un óptimo desempeño: Skype o Google Hangouts pueden mantenernos en contacto permanente con nuestros colaboradores.

·    Gestionar la información

El mundo de los consumidores hace uso de soluciones de sincronización de archivos y almacenamiento en La Nube adaptadas a la poca capacidad de los dispositivos móviles. Dropbox y Google Drive son aplicaciones sumamente útiles tanto para transportar como para compartir archivos y, además, cuentan con una gran capacidad de espacio disponible.

Para compartir archivos de gran tamaño también se puede contar con almacenamiento temporal en servicios gratuitos tales como Wetransfer o AnySend que permiten el alojamiento de información de gran tamaño por un período determinado de tiempo, desde unas pocas horas hasta varios días.

• Encontrar un espacio de trabajo

Actualmente, muchas personas trabajan en los lugares que eligen y donde prefieren estar para hacer su tarea. Aplicaciones tales como Liquidspace son un gran recurso para que los equipos que trabajan en forma remota encuentren lugares para reunirse fuera de la oficina. Permite realizar búsquedas basadas en las necesidades: Wi-Fi, tamaño de la mesa, la comida, el nivel de ruido, opciones de transporte, etc. Cuenta con una enorme oferta de locaciones, incluidas las capitales de Latinoamérica.

• Controlar el entorno

Los sistemas de automatización de los edificios inteligentes pueden controlar y comunicar infinidad de parámetros que permiten a los usuarios adecuar las condiciones de confort según sus necesidades desde dispositivos remotos tales como PC’s, smartphones o tablets. También se pueden controlar todas las acciones necesarias para iniciar una videoconferencia o proyectar una presentación, activar los sistemas de oscurecimiento, dimerizar las luces, cambiar la salida de audio de los parlantes, etc. Los datos sobre ocupación del espacio en tiempo real también ofrecen la posibilidad de gestionar la reserva y ocupación de las salas de reuniones, comprobar los espacios asignados mediante el sistema de hotelling, etc.

Los asistentes virtuales

Los asistentes personales tuvieron su inicio en los comandos de voz de los smartphones para solucionar el problema de tener que escribir texto en una pantalla de pequeñas dimensiones. Sin embargo, hoy ya no se limitan a sustituir el teclado, realizar búsquedas o poner en marcha programas; ahora pueden ejecutar tareas en forma autónoma.

Con el tiempo Cortana, Siri o Alexa (por mencionar a los más conocidos) aprenden los hábitos, los gustos y las necesidades del usuario siendo capaces de anticiparse a ellos: brindan información relevante (clima, tránsito, horarios de vuelos, etc.), alarmas, recordatorios, y demás. Para llevar a cabo estas tareas es necesario que el asistente conozca los datos personales del usuario (geolocalización, agenda, historial de búsquedas, comunicaciones) y que, junto con ello, tenga acceso al correo electrónico, las redes sociales, la mensajería instantánea, etc.

El uso de los asistentes virtuales en la oficina va a cambiar radicalmente la forma en que la gente interactúa con sus equipos. Usar la voz para imprimir un documento, hacer una llamada  o enviar un correo es mucho más eficiente y en el futuro será la norma.

Estos son algunos de los dominios que podrán mejorar:

Productividad: los asistentes virtuales complementarán el trabajo de las personas asumiendo las tareas repetitivas y liberando al empleado para que se centre en proyectos de alto nivel. Algunas de ellas pueden consistir en la programación de reuniones o videoconferencias, la reserva de la sala, la coordinación de la agenda de los participantes y la preparación de la tecnología necesaria para llevarlas a cabo.

Comunicación: a medida que evoluciona, el procesamiento del lenguaje natural que utiliza la inteligencia artificial ayudará a comunicarse y a colaborar de manera más efectiva.

Recolección de datos: otra capacidad del asistente virtual que mejorará en gran medida la productividad es su capacidad para recopilar grandes cantidades de datos y encontrar la información más relevante para un proyecto determinado.

Accesibilidad: para algunas personas que pueden tener dificultades motoras o sensoriales, los asistentes virtuales pueden ser de gran ayuda al facilitar las posibilidades de realizar nuevas tareas.

Referencias:

FORREST, C. 2018): “15 Ways Voice Assistants Are Going To Change The Office”. How To Optimize The Smart Office.

GARTNER (2019): “Top 10 Strategic Technology Trends for 2019: A Gartner Trend Insight Report”.

KRAUTH, O. (2018): “11 Products To Make Your Conference Rooms Smarter And Easier To Use”. How To Optimize The Smart Office.

McLELLAN, C. (2018): “Optimising The Smart Office: A Marriage Of Technology And People”. How To Optimize The Smart Office.

PLOW CONSULTING – WORKTECH ACADEMY (2018): “Guide to Utilisation Technology”.

Destacados

Con la llegada de la inteligencia ambiental hoy es posible obtener información en tiempo real sobre el uso del espacio y sobre el comportamiento de las personas que lo ocupan.

La era del pizarrón, el Power Point y el proyector llegó a su fin. Hoy, las salas de reuniones se convirtieron en lugares interactivos para mejorar la productividad.

Alentados por el desarrollo tecnológico y la llegada de las nuevas generaciones al mercado laboral, muchos paradigmas han comenzado a cambiar en la oficina.

El uso de los asistentes virtuales en la oficina va a cambiar radicalmente la forma en que la gente interactúa con sus equipos.