Mitos y verdades sobre el open plan

A medida que pasa el tiempo y las transformaciones se afianzan, cada vez más empresas adoptan los entornos de trabajo abiertos a fin de promover las mejores condiciones para el actual trabajo del conocimiento. La tendencia, que ha despertado un apasionado debate entre sus defensores y sus detractores, ofrece grandes beneficios (mejora la colaboración y la productividad al mismo tiempo que disminuye los costos de operación y mantenimiento) pero también tiene limitaciones (el ruido, las distracciones y la falta de control sobre el espacio personal son fuente de insatisfacción entre los empleados). A la luz de los estudios realizados sobre los efectos del open plan sobre la productividad y la satisfacción de las personas, analizaremos los mitos y verdades de esta tendencia que ya es la norma en la mayor parte de las organizaciones.

Actualmente, una gran cantidad de oficinas se organizan en una configuración de planta abierta. Con esta estrategia, las empresas aspiran a facilitar la colaboración, el intercambio de ideas, el trabajo en equipo y los encuentros informales, con la esperanza de estimular la innovación y la creatividad de sus colaboradores y mejorar la productividad.

La idea detrás de esta práctica tan extendida es que la ausencia de barreras físicas facilita la comunicación entre las personas y los equipos de trabajo, con el beneficio adicional de un ahorro en los costos de operación y mantenimiento que puede llegar a ser apreciable. Pero, aunque la creencia sobre estas mejoras es moneda corriente, la realidad es que los resultados de las investigaciones sobre el efecto que tienen las oficinas en open plan sobre el desempeño de las personas no son concluyentes. Mientras que algunos estudios informan resultados positivos sobre la comunicación y la interacción social, otros han reportado hallazgos negativos tales como falta de privacidad junto con un aumento del ruido, las distracciones y la sensación de hacinamiento^[1].

A pesar de todo, empresas tales como Google, Facebook, IBM y Microsoft han apostado sin reservas al diseño en open plan para sus lugares de trabajo, reemplazando los esquemas tradicionales con grandes espacios abiertos y áreas dedicadas tanto al trabajo colaborativo como al de concentración.

Analicemos cuánto hay de cierto y cuánto hay de mito alrededor del open plan.

Algunos mitos y más verdades

Las oficinas abiertas pueden tener efectos tanto positivos como negativos sobre las personas y la productividad, sin perder de vista que no todas las empresas son iguales y que la evaluación final de los costos y beneficios de adoptar este tipo de entorno de trabajo dependerá, en última instancia, de los objetivos de cada organización.

• Interacción social

En 1977, Thomas J. Allen encontró que el factor determinante para que se produzca la comunicación entre los trabajadores es la distancia física que los separa: la interacción disminuye exponencialmente con la distancia entre ellos. Esto indicaría que existe una fuerte correlación entre la distancia física y la frecuencia de la comunicación entre los colaboradores. De esta forma, se extendió la idea de que la posibilidad de establecer contacto visual y compartir el espacio físico incrementa las relaciones personales^[2].

Sin embargo, los investigadores de Harvard Ethan Bernstein y Stephen Turban, revelaron en un estudio reciente^[3] que en las actuales oficinas en open plan la magnitud de la interacción personal ha disminuido significativamente (aproximadamente en un 70 por ciento) a favor de la comunicación electrónica. Paradójicamente, en lugar de estimular los encuentros cara a cara, la configuración en open plan ha detonado el retraimiento social. La respuesta parece estar en una sobreexcitación fisiológica provocada por la invasión del espacio personal.

Este estudio tiene un valor particular ya que –a diferencia de investigaciones anteriores basadas en encuestas o registros de actividad que proporcionan la interpretación subjetiva de los participantes– la recolección de datos se llevó a cabo con dispositivos electrónicos (sensores sociométricos, datos de email y mensajería instantánea).

• Colaboración

Algunas investigaciones sostienen que la proximidad física aumenta la probabilidad de colaboración^[4]. Al parecer, algunas de las mejores decisiones y percepciones provendrían de las charlas de pasillo y cafetería, de conocer gente nueva y de las reuniones improvisadas. Según esta perspectiva, la oficina abierta ayudaría a mejorar la colaboración como consecuencia de la comunicación informal asociada a una mayor proximidad, visibilidad y accesibilidad.

Pero no todos coinciden en este punto. Bernstein y Turban han concluido que un entorno físico aparentemente favorable no siempre fomenta la colaboración ya que, tal como se ha mencionado, las oficinas abiertas pueden producir efectos negativos sobre la interacción social reduciendo, en última instancia, la colaboración.

• Creatividad

De acuerdo con investigaciones realizadas en la Universidad de Rotterdam, las personas que trabajan en compañías tradicionales dentro de estructuras formales con tareas rutinarias y espacios de trabajo estandarizados, tienen pocos estímulos para desarrollar aptitudes creativas. Así queda probada la capacidad del entorno para generar ideas nuevas y que los espacios de trabajo abiertos con un diseño cognitiva y perceptivamente estimulantes pueden mejorar la creatividad.^[5]

Pero Ethan Bernstein^[6] advierte que el exceso de visibilidad del open plan puede provocar malestar e inhibiciones contraproducentes. Cuando las personas se sienten observadas obtienen mejores resultados en tareas rutinarias pero se desempeñan peor en aquellas que demandan creatividad y aprendizaje. La sensación de sobreexposición evocaría una mayor conciencia de sí mismo provocando retraimiento y disminuyendo la creatividad.

• Privacidad

La falta de privacidad es una de las quejas más frecuentes de los trabajadores en las oficinas abiertas. Esto se debe a que se trata de una necesidad básica del ser humano, definida como la capacidad de regular las interacciones sociales para obtener control sobre el espacio personal en diferentes contextos^[7]. El estudio de las distancias de interacción entre las personas es la base de la proxemia, término acuñado por Edward Hall a mediados de los 60. Las investigaciones muestran que la invasión del espacio personal es potencialmente estresante, razón por la cual la privacidad es un aspecto crucial a la hora de definir el diseño del espacio de trabajo.

Conseguir un respiro psicológico de la mirada ajena y protegernos de la influencia social y del control que esto supone, son motivaciones tan profundas que surgen espontáneamente^[8]. Ethan Bernstein afirma que el aumento de la conciencia de ser observado desencadena un mayor deseo de privacidad y, con ello, un comportamiento de ocultamiento para contrarrestar la sensación de sobreexposición. Las personas que trabajan en espacios abiertos, sabiendo que pueden ser escuchadas o interrumpidas, tienen charlas más cortas y superficiales^[9].

Es por esto que brindar espacios de privacidad, lejos de comprometer el trabajo de colaboración, puede favorecerlo. La verdadera privacidad se alcanza cuando el espacio permite controlar la accesibilidad hacia los otros y elegir si se desea o no interactuar. Aunque pueda parecer contradictorio, las interacciones informales no florecerán si la gente no puede evitar interactuar cuando no lo desea.

• Ruido

Otra de las quejas más populares en las oficinas abiertas está relacionada con el ruido, especialmente con la privacidad de la voz: oír una conversación no deseada (cara a cara o por teléfono) o tener la sensación de que se está siendo escuchado^[10].

Los niveles de ruido altos y la mala acústica también se han vinculado con una serie de malestares relacionados con la salud: irritabilidad, estrés y déficit de memoria a corto plazo. Un estudio realizado en la Universidad de Cornell^[11] reveló que la exposición a una escala de ruido similar a la que se registra en una oficina abierta produce niveles elevados de epinefrina, una hormona asociada con el estrés.

La clave para solucionar este problema es tratar de comprender qué grado de privacidad se necesita en diferentes momentos o lugares, cuáles serán los objetivos de acondicionamiento a alcanzar y de qué manera los distintos elementos de la oficina pueden afectar la acústica.

• Distracciones

Las interrupciones y las distracciones frecuentes suelen ser una consecuencia no deseada de las nuevas formas de trabajo en oficinas abiertas y del uso intensivo de la tecnología. Esto tiene como consecuencia una disminución en la calidad del trabajo y en la productividad. Algunos estudios sugieren que cuando los trabajadores se distraen e interrumpen constantemente, desarrollan un modo de trabajo más rápido para compensar el tiempo perdido. Pero trabajar de esta forma tiene un costo: la gente experimenta una mayor carga de trabajo, más estrés, mayor frustración y mayor presión de tiempo y esfuerzo^[12] porque el cerebro humano no está adaptado a la actividad multitarea; su funcionamiento es secuencial y necesita procesar una tarea después de otra. Esto tiene consecuencias negativas tanto sobre el bienestar personal como sobre la calidad del trabajo y la productividad.

Conclusiones

En una era donde la interacción social, la colaboración y el trabajo en equipo son una parte fundamental del mundo laboral, es preciso ser conscientes de los efectos que los nuevos espacios de trabajo abiertos tienen sobre las personas y la productividad. El open plan puede ser ideal para dar soporte a las tareas grupales, pero las actividades de concentración y aquellas relacionadas con la creatividad individual no siempre se desarrollan bien dentro de estos ambientes.

La clave para lograr un ambiente de trabajo exitoso es brindar a la gente opciones que le permitan ejercer un control efectivo sobre su entorno. Cuando se puede elegir dónde, cómo y con quién trabajar se logra más eficiencia, bienestar y productividad. Proporcionar la posibilidad de alternar fácilmente entre el tiempo grupal y el tiempo privado crea un equilibrio que permite pensar, crear y compartir ideas.

Las oficinas abiertas no son intrínsecamente buenas o malas, y dado que no todas las empresas son iguales, la evaluación final de los costos y beneficios de adoptar este tipo de entorno de trabajo dependerá, en última instancia, de las características y los objetivos de cada organización.

^[1]       BRENNAN, A. et al. (2002): “Traditional versus Open Office Design: A Longitudinal Field Study”. Environment and Behavior.

^[2]       ALLEN, T. & HENN, G. (2006): “The Organization and Architecture of Innovation: Managing the Flow of Technology”.

^[3]       BERNSTEIN, E. & TURBAN, S. (2018): “The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration”.

^[4]       KRAUT, R. et al. (2002): “Understanding Effects of Proximity on Collaboration: Implications for Technologies to Support Remote Collaborative Work“.

^[5]       DUL, J., CEYLAN, C. (2010): “Work Environments for Employee Creativity”. Ergonomics.

^[6]       BERNSTEIN, E. (2012): “The Transparency Paradox: A Role for Privacy in Organizational Learning and Operational Control“. Administrative Science Quarterly 57, no. 2.

^[7]       MARGULIS , S.T. (2005): “Privacy and Psychology”.

^[8]       ACQUISTI, A. et al. (2015): “Privacy and Human Behavior In the Age of Information”.

^[9]       FAYARD, A. &  WEEKS, J. (2011): “Who Moved my Cube?”.

^[10]     BODIN DANIELSSON, C. et al. (2009): “Difference in satisfaction with office environment among employees in different office types”. Journal of Architectural and Planning Research.

^[11]     EVANS, G. & JOHNSON, D. (1999): “Stress and open-office noise”.

^[12]     MARK, D. et al. (2008): “The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress”. Conference on Human Factors in Computing Systems – Proceedings.